如何选择人力资源信息技术

人力资源信息系统（HRIS）对于公司管理其福利计划及其员工信息至关重要。利益管理技术不再是一件好事，但是由于人力资源面临有限的资源和不断变化的数据，因此有必要帮助人力资源管理信息海洋和利益计划所花费的资金。

但是，人力资源和其他高管如何知道他们正在选择最好的人力资源信息技术来管理所有细节，他们选择的解决方案是否经得起时间的考验？

以下是选择人力资源信息技术过程中要问和回答的关键问题。

HR信息技术软件提供的灵活性和可扩展性程度如何？

人力资源专业人员应确定软件是否可以从多个Excel电子表格，数据库和纸质文档中导入数据，以及与所需的各种其他系统和数据进行交互的级别。

该软件应该能够接收和过滤来自多个来源的信息。理想情况下，此过程也应该是自动化的。许多在线注册解决方案要求在可以运送运营商更新其系统之前手动操作数据。更新格式，传输计划和交付方法的自动化有助于消除计费和资格问题。

该软件是否能够容纳人力资源公司和福利承运人规则？

真正有能力的注册引擎将评估每个注册活动，并应用专门设计的规则，消息，提示和选项的任何必要组合，以满足所需的确切资格要求。该软件应符合公司和运营商的任何资格规则。

人力资源信息技术是否能够与组织一起成长和扩展？

当公司雇用新员工，办公室，福利变更和规则时，人力资源部门应评估技术的发展能力。人力资源部门应该询问每个要素的阈值。

技术软件能够与其他系统集成吗？

薪资和其他职能通常与福利管理共享许多相同的信息。当输入到一个系统中的数据和其他员工信息与另一个系统共享时，HR可以获得更高的效率。跟踪员工招聘是另一个必要的功能。

谁负责实施或构建解决方案？

涉及多大程度的培训？一些解决方案要求客户端非常积极地参与初始实施，这对于已经很繁忙的HR管理员来说可能是压倒性的。

人力资源部门应该清楚地了解所需的培训和技术专业水平以及预期的时间。对此主题的质疑解决方案提供商可以提供对最初可能看似简单但涉及重要技术专业知识的细微领域的深入了解。然后，HR可以确定可能如此繁琐以至于实际阻碍完成的特定任务，从而潜在地降低HR信息技术价值和ROI。

如果涉及培训，是否有收费？

还应评估培训费用 - 包括离开旅行的时间和旅行费用。人力资源部门需要了解人力资源信息技术采用所涉及的所有硬件和软件成本。

谁拥有这些数据？

这个问题的答案应该是人力资源组织。公司应该能够将他们的数据传输到任何应用服务提供商（ASP）。如果数据驻留在运营商的专有服务器上，则公司有时可能会在交换运营商时收取额外费用。

需要什么类型的维护和保养？当软件安装在公司的现场工作站或服务器上时，通常需要定期更新该技术，并且计划和管理可能很麻烦。 HR信息技术的更新通常通过应用服务提供商（ASP）或软件即服务（SaaS）模型在线提供的软件自动进行。

人力资源信息技术有哪些安全措施？

如果该软件可通过ASP或SaaS模式在线获得，则提供商应提供每日备份，备份服务器和添加的保护层。应建立其他系统和程序，以防止未经授权的人员丢失或访问信息。人力资源部门应与其他管理人员协商，拥有专属权力，以决定谁将被允许访问人力资源信息技术以及获得何种程度的人力资源。

员工是否能够参与福利计划并实时更改其个人数据和计划选择？

考虑到对计算机的广泛普遍访问，应该给予员工访问权限。

大多数员工在家中都可以上网。员工自助服务提供了节省时间和金钱的巨大潜力。良好的自助服务系统将通过输入有关他们自己及其家属的信息，顺利引导员工。

系统应明确提供可用的计划，并使员工能够在方便时进行选择，并在整个过程中使用向导简化这些操作。员工还应该能够根据需要添加家属并根据需要每周7天，每天24小时更改信息。

当您评估组织的人力资源信息技术需求时，这些是需要回答的其他问题。

技术是否会向管理层提供人力资源来决定谁将被允许访问以及获得什么程度？

在提供员工访问权限的同一方面，该技术应该给HR最后的发言权。人力资源部门应有权在将所有数据传输给运营商之前批准所有数据，并且还应确定员工和其他人员可以访问的程度。

人力资源信息技术可以提供哪些类型的报告功能？

报告技术应提供多种视图和格式（电子表格，PDF，HTML），大图评估以及深入挖掘以加强决策的能力。人力资源部门应能够随时评估特定计划，未完成的行动以及与福利和其他员工数据相关的员工人口统计信息变更。

软件是否提供特定功能以帮助人力资源节省时间？

根据自身的部门需求，人力资源部门可能希望查询技术批量处理信息，管理COBRA政策的通知和计费，提供自行计费和账单对账工具以及特定报告的能力。

软件是否提供特定功能以帮助人力资源与员工进行更好的沟通？

有些计划使人力资源部门能够灵活地通过群发电子邮件，电子公告板以及特定的过滤标准（如地点，部门，保险计划，登记状态，退休状态等）与员工进行沟通。人力资源信息技术系统拥有多种通信手段可以进一步自动化流程并帮助HR更好地定位消息。

软件是否提供特定功能以帮助人力资源与员工进行更好的沟通？

除了使人力资源部门能够批准交易外，许多人力资源信息技术系统还为人力资源部门提供了审计运营商账单的守门人的能力，以确保他们同意系统中的数据。这个可以：

• 确保承运人发票的准确性
• 节省时间和金钱
• 协助及时提供员工注册，以及
• 在员工进行护理时加强对资格的确认。

如何与运营商交换信息？

而且，谁将负责这种互动？人力资源信息技术系统的整合不仅应该由与软件有关系的运营商的数量来判断，而应该由它所实现的连接类型来判断。通过福利管理软件确保与运营商的成功互动需要许多步骤，包括：

• 收集初步实施数据普查;
• 为正在进行的信息交换建立初始集成;
• 协调每日或每周互动，以确保收到并准确应用数据;
• 审查正在进行的更新;
• 确保承运人的入学要求符合监管机构的要求;和
• 与每家运营商建立积极的关系，以改善数据交换的关系。

了解谁负责每项任务对于充分了解产品提供至关重要。每个软件提供商将提供不同级别的集成，以提供上述任务中的一些任务。人力资源部门应该与那些与公司选定运营商建立强大，持续，无缝关系的供应商合作。

许多提供商允许传输通用ANSI 834文件，该文件可能会或可能不被运营商接受，这是一个经常受到组大小影响的因素。

管理人员应该寻找提供干净，经过验证的转移（确保交易资格）的提供商，根据每个运营商的需求进行定制，以避免出现问题。他们还应该寻找拥有专门的EDI（电子数据交换）部门的提供商，以便与运营商自己的特定传输语言进行交互。

提供什么级别的客户服务？

服务需要额外收费吗？人力资源部门应通过数据库，在线聊天，电子邮件支持，与现场人员的对话或其组合来确定提供帮助的访问级别以及客户服务在线帮助的构成。鉴于福利和其他人力资源信息的敏感性，管理人员应该期望在24小时内通过可以提供帮助的直接联系回复查询。

人力资源信息技术系统的成本是多少，是否超过了收益？

人力资源部门应评估人力资源信息技术系统的全部成本，包括所有年度，月度和一次性费用，以及所提供的福利。稍微昂贵的系统可能不仅仅是为了让员工能够维护自己的记录并提供更多便利，节省时间和准确性的功能。在选择人力资源信息技术系统时，应考虑并权衡这些因素。

人力资源信息技术系统的需求正在增加。随着人力资源工作人员在人力资源信息技术系统中找到大量选择，分析和权衡所有可用选项变得越来越重要。

选择人力资源信息技术系统应视为一种随部门和公司需求而增长的投资。这些问题将引导您为贵公司提供适当的人力资源信息技术系统。