申请人跟踪系统评估工具包

找到满足您组织所有需求的正确的申请人跟踪系统可能是一项艰巨的任务。在考虑申请人跟踪系统以及如何比较每个解决方案时，即使知道从哪里开始也是一个挑战。

在这里，您将找到需要调查的重要领域，要求的问题以及在申请人跟踪系统评估过程中分析的答案。此信息将指导贵公司寻找合适的申请人跟踪系统以满足您的需求。

确定申请人跟踪系统决策者

在开始任何申请人跟踪系统评估过程之前，公司必须在内部组织起来在准备评估申请人跟踪系统时，必须与利益相关者建立合作关系，并让这些决策者有时间做出明智的决定。

您的选拔委员会应准备好评估每个申请人跟踪系统供应商的优势和劣势。遴选委员会应包括这些成员。

• 选拔执行官：通常是人力资源高级副总裁（SVP）或副总裁（VP），可以赋予其他委员会成员明确的指导和愿景。此人还应该能够向投资回报者（ROI）解释供应商的选择。
• 选拔经理：此人必须充分了解招聘流程和公司的痛点，以便制定正确的搜索和选择策略。
• 委员会成员：确保代表用户的声音并成功采用所选解决方案。

• 委员会贡献者：这些成员来自其他部门，为申请人跟踪系统选择过程提供额外的输入。具有金融专业知识的人可以提供有关供应商财务稳定性的信息，或者比较每个申请人跟踪系统与项目预算相关的总成本。 IT贡献者可以向委员会成员介绍供应商的申请人跟踪系统的技术能力，并帮助将每个解决方案与当前系统进行比较。

  委员会成员应该是能够认识到技术工具，流程优化和客户服务价值的人，因为它与您的企业人才管理愿景相关。

记录您当前的招聘流程

在您组建了申请人跟踪系统选择委员会之后，您的第一个任务是创建一份文档，跟踪员工申请流程，您的招聘流程以及招聘经理，招聘人员和候选人完成聘用的角色。然后你的委员会应该讨论为什么每一步都是必要的，以及如果它被淘汰会发生什么。

简化您的招聘流程，确保每一步都真正增加价值并帮助您培养高素质的员工。这将使您的委员会能够将招聘流程的需求与每个申请人跟踪系统的功能进行比较。此评估是了解招聘最佳实践以及审核和优化当前招聘流程的绝佳机会。

确定申请人跟踪系统的要求

现在您已经清楚地确定了公司的招聘流程，您的委员会已做好充分准备，以确定您的公司对申请人跟踪系统的要求。请记住，您希望对以下问题有明确的答案：

• 你为什么要买这个申请人跟踪系统？
• 您目前的招聘流程是否与公司目标保持一致？

牢记这些问题将有助于您的委员会有充分理由购买申请人跟踪解决方案。为了使申请人跟踪系统选择与投资回报率有很强的联系，您的委员会必须在申请人跟踪系统中明确期望您想要的内容。

您的申请人跟踪系统应该在招聘人员和招聘经理之间建立更好的关系，简化您的申请创建和审批流程，并提高您的招聘质量。您的申请人跟踪系统应通过自动化简化人力资源专业人员的招聘工作，从而创建更高效​​，更具成本效益的招聘流程。这是解决常见人力资源挑战的最佳时机，例如：

• 大量的简历，没有有效的接受，审查和管理方式。
• 大量的工作机会与繁琐的内部沟通。
• 无法快速访问信息并报告所有招聘指标。
• 由于随意存放简历而失去合格的申请人。
• 在本地或国外各分支机构和部门之间重复招聘工作。
• 使用自行开发的技术，过度的IT维护和支持费用。
• 无效跟踪EEO-OFCCP合规性数据。

• 努力获得IT的适当关注，以进行技术升级和增强。

此外，借此机会考虑新流程和技术的改进价值，例如：

• 避免使用不同的模块，
• 改善沟通，和
• 解决全球问题。

为了保持这种可管理性，您需要确定必要的“必备”以消除不合格的供应商。例如，作为一个基本因素，您的委员会可能会决定您只考虑提供基于Web的解决方案的供应商而不是已安装的系统，因为托管解决方案可以消除IT团队的任何负担。

确定申请人跟踪系统的要求

确定明确的业务目标将使您的优先事项与您的要求相关联。您的委员会必须始终关注其初始系统要求。委员会必须避免被不符合贵公司优先事项的系统元素分散注意力。您已经认识到在形成自己的目标时需要考虑的重要业务目标和关键要求。

申请人跟踪系统中要考虑的关键要求

• 流程效率： 集中流程可以改善各种任务，包括但不限于工作申请，跟踪，员工推荐和转移计划的管理。
• 允许考生快速轻松地向您的组织申请工资和每小时工作，而无需经过多页问题。
• 可以促进大批量招聘，同时保持成本效益。
• 高度可配置，可扩展的解决方案，可配置为我们独特的招聘管理流程，并能够随着组织的发展或流程的变化满足我们不断变化的需求。
• 改进的报告功能： 许多组织都面临着确定供应商总支出，采购和比较指标的挑战。通过单一来源协调将允许准确的集中报告。
• 允许招聘人员根据所有信息和特定参数搜索数据库。
• 包括一个报告中心，使用户能够运行临时报告并保存标准以供将来使用，以及运行行业标准报告，包括每次招聘成本，填写时间，来源有效性等。

建立品牌识别和意识

• 在申请人和积极的就业经历之间建立​​联系将使品牌得到认可。强大的品牌可以产生信任，从而推动申请人流量并增强人才库。
• 可以通过贵公司的网站访问品牌职业中心网页。
• 允许招聘人员轻松将职业信息发布到公司网站。
• 为全球支持提供多语言功能。
• 符合EEO / AAP标准。
• 保持对此类信息的准确衡量的能力将与联邦法规保持一致，并避免对组织采取任何法律行动。它还有助于确定申请人的质量。
• 能够捕获，跟踪和报告自愿的EEO数据，同时保持符合EEO / OFCCP规定的指导原则。
• 能够预先筛选具有淘汰问题的候选人，以表明符合该职位基本资格的人员。
• 改善沟通。
• 建立一个有效通知的环境，统一所有用户并简化组织的运营。
• 包括一个交流中心，以促进招聘人员，招聘经理和候选人之间的沟通。还允许用户安排约会，留言和面试反馈，发送群发消息，并在收到简历后自动回复申请人。

申请人跟踪系统的客户支持

• 完全用户采用取决于供应商在实施期间和之后提供的客户支持级别。
• 随时可用的支持团队，致力于在采用行业最佳实践的同时管理公司和用户问题。
• 为贵公司免费提供最高级别的支持。

申请人跟踪系统供应商评估

建议您向委员会决定考虑的潜在供应商索取建议书（RFP）。您有机会获得有关任何主题的说明，以帮助您的委员会确定申请人跟踪软件是否可以完成所需的工作。您的委员会应考虑以下主要问题来制定有效的RFP：

• 系统是否支持您委员会的主要问题？这与评估过程的前一部分有关;在确定所需功能之前，您必须完全了解您的过程。您的委员会不能被可能提供不是您主要优先考虑的功能的解决方案分散注意力。虽然它们看起来很有吸引力，但如果您的用户不会采用它们，那么许多华而不实的功能和功能将不会为您的组织创造任何价值。
• 供应商是否在另一个类似规模的组织中安装了该系统？
• 您的委员会应该有权参考，可以让您深入了解客户满意度等问题，并跟进实施过程和隐藏费用。请记住，没有强大的用户采用，功能是没有价值的。
• 实施过程需要什么？成功采用率从正确实施开始。您希望确保所选供应商在没有经过适当培训和持续支持的情况下不会离开您的用户。实施应该以您组织的招聘流程为中心，而不是学习如何适应他们的系统。

  您永远不应该感觉您的实施计划会让您感到迷茫并且不确定供应商的能力。在评估过程中，您的委员会应该认为，根据您的部门优先级和业务目标，您的实施将为与您的申请人跟踪系统提供商建立长期合作关系奠定坚实的基础。请记住，申请人跟踪系统的高用户采用率将产生更高的投资回报率。

更多关于申请人跟踪系统供应商评估

• 供应商的愿景和发展战略是什么？供应商必须表现出领导力和远见作为市场领导者。为了提供全面的解决方案，供应商应考虑您的具体需求，并为将来的变化和增长做好准备。
• 确定此解决方案是否有助于您的整体业务计划？最终，选择执行人员可能需要显示预期的投资回报率，以便为解决方案提供强有力的理由。

  选择执行官必须寻求节省诸如招聘广告，员工使用搜索公司的价值以及供应商提供的流程优化等方面的节省。公司还应该节省员工保留率和候选人质量。创建一个完整详细的查询文档可能会令人难以招架，该文档将包含评估申请人跟踪系统的所有必要主题。

• 除了特性和功能之外，您的委员会应该确保讨论供应商作为您组织的长期合作伙伴的能力。当您的委员会进行其供应商评估过程时，您希望确保考虑以下因素：
• 金融稳定： 对正在审查的所有潜在供应商的财务报表进行尽职调查。您会发现这是一个完美的主题，您的财务委员会撰稿人可以通过该主题为您提供指导。
• 战略合作伙伴的素质： 为了提供完整的解决方案，一些供应商将与其他服务公司合作，以便为其客户提供更全面的服务。您的委员会应该了解与竞争供应商有关的任何合作伙伴关系。这些信息可以让您深入了解贵公司与供应商之间可能的合作关系。
• 招聘能力： 无论您的公司规模如何，您都需要确保供应商能够支持整个员工生命周期，从申请人跟踪，入职，继任计划到离职。这将阻止您的公司从其解决方案中脱颖而出，这可能会导致恶化，新的评估和昂贵的实施费用。
• 未来产品开发： 确保供应商对现在和将来招聘面临的挑战有了深刻的理解。您选择的供应商必须掌握技术和行业新闻的脉搏，以适应您不断变化的需求，并确保解决方案的配置得到充分发挥。
• 与HRIS集成： 虽然您可能希望您的IT委员会撰稿人就此事提供意见，但不应影响您的委员会使用不能充分服务整个部门的申请人跟踪系统。任何值得考虑的供应商都应该能够以最小的难度将关键信息从其系统移动到您的HRIS系统中。

申请人跟踪系统的供应商选择摘要

申请人跟踪系统的供应商选择过程的时间表可以从一个月到六个或更多完成。以下是建议的时间表，允许您的委员会为申请人跟踪系统预测供应商选择过程的时间表。

请注意，这可能会根据首选实施日期进行更改。

申请人跟踪系统供应商选择的时间表

• 成立一个选拔委员会 - 1周
• 确定公司需求 - 1至2周

根据已确定的公司需求，通过以下流程客观评估供应商：

1. 创建一长串可能的供应商 - 一周
2. 要求RFP提供有关任何主题或关注的说明 - 4周
3. 使用您的关键评估标准创建一个候选名单 - 1至2周
4. 最终确定供应商 - 3至6周
5. 尽快演示各种系统
6. 销售演示 - 尽快
7. 实地考察 - 根据需要

请记住，申请人跟踪系统的主要目标是为您的用户提供支持。委员会成员应该能够认识并重视技术工具，流程优化，公司愿景和客户支持，以便战略性地将供应商缩小到一个真实可能性的简短列表中。

您的短名单可能没有很多区别的功能差异;因此，重要的是要牢记该供应商的不太明显的要素。

您的委员会应该查看信息来源，例如供应商的网站，新闻组，人力资源门户网站和贸易展。与其他规模，需求和行业相似的公司的同事联系，以学习他们的经验。

与面向服务的供应商合作，该供应商与您的组织的愿景和未来目标最兼容，对于您的申请人跟踪系统评估，选择和实施中的所有关键参与者来说都是非常宝贵的。

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