雇主应维持的雇员记录

想知道作为雇主维护的员工记录是什么？雇主为每位员工维护四份员工记录文件。此外，雇主还为所有员工维护其他员工记录文件。

员工记录的人事档案

为每个员工维护人事档案。这些人事档案包含机密文件，由人力资源工作人员管理和维护。人事档案是一些公司中雇主，雇员和雇员经理使用的主要员工记录。

在其他情况下 - 这是推荐的方法 - 访问员工人事档案仅限于人力资源部门和受监管的员工。

人事档案中的典型文件包括就业申请，家庭紧急联系表格，记录的纪律处分历史，简历，员工手册收据员工签字，随意雇主签单，定期评估，工作评估或表现开发计划，培训证书和出勤证据，以及有关每位员工的当前个人联系信息。

并非所有人事档案都包含相同的文件，但每个人事档案都有一些相同的文件。员工绩效的文档不属于人事档案，除非它保证纪律处分，奖励或其他一些表现出色的表现。这些日常绩效记录属于管理者用来跟踪员工绩效，目标和贡献的文件。

员工记录的工资单文件

工资单文件还维护员工记录。工资核算文件包含员工工作，部门，薪酬变更，扣押，贷款以及支付员工和保留员工薪酬历史副本所必需的其他信息的历史记录。

工资单文件还将包含政府表格的历史记录，例如W-2，W-4和员工填写的社会保障扣缴文件。该文件还将包含员工福利信息以及从员工薪水中提取款项的许可。

员工记录的医疗档案

员工医疗档案也由雇主维护。除人力资源指定人员和记录保留在文件中的员工外，任何人均无法获得医疗档案中的员工记录。医疗档案包含医生的笔记，FMLA申请文书，药物测试信息，所需的物理信息以及与员工或其家庭成员的医疗健康相关的其他此类文件。

由于员工记录的机密性，医疗档案可获得最高程度的安全存储和机密性。建议将医疗档案保存在锁定的文件抽屉中，这些抽屉锁在一个房间内，而HR室指定的工作人员除外。

I-9员工记录文件

I-9文件将为所有员工维护的员工记录存放在一个文件中，该文件与其他员工记录分开。雇主将此员工记录与其他员工记录分开，以保持员工对政府官员和其他有权审核员工I-9的实体的机密性。

将I-9保持在一个单独的位置将确保如果您被选中进行联邦I-9文件审查，政府雇员将无法访问有关该员工或其在您的组织中工作的任何其他记录，但实际情况除外I-9表格。这些调查每年都在增加，因此请确保您的员工已正确填写I-9表格，否则您可能会被罚款并可能被判入狱。

员工访问员工记录

员工可以在正常工作时间联系人力资源工作人员查看员工记录。员工不得更改或删除其记录中必须在人力资源工作人员在场的情况下查看的任何文件。

您需要在员工手册中设置员工人事记录查看策略，并且不加区别地关注员工查看其文件的请求。

如果员工在离职后发送了人事记录副本的书面请求，则需要向他们发送一份副本。

有时，您会遇到一名员工，他们怀疑人力资源部门保留了哪类员工记录。这些是最有可能请求其员工文件副本的员工。再次，不加区分地制作文件的副本并发送。 （您可能会收到有关员工对人力资源人员保留的文档很少感到惊讶的反馈。）

在某些司法管辖区，向员工收取复制和发送文件的费用是合法的。