9管理人员的会议辅导技巧

会议可以是分享想法，讨论挑战和制定行动计划的机会，也可能最终成为非生产性的时间浪费。不幸的是，经理通常是会议过程失调的主要原因。

以下是各级管理人员加强会议促进技能以支持提高会议效率的想法。

管理者在会议上出错的地方

许多经理认为他们知道如何“举办”会议。他们设定议程，进行所有谈话，并做出所有决定。虽然这对管理者来说可能很容易和有效，但这往往是浪费人们的时间，而且没有充分利用团队的创造潜力。事实上，它与员工倾向于退出相反的效果，推迟到想要负责的经理。

管理人员不会让员工更多参与会议有很多原因，包括：

• 害怕放手
• 错误的信念，因为他们负责，他们需要提供所有的答案
• 对员工的能力或解决问题的能力缺乏信心
• 缺乏会议促进技能

虽然前三项是不良管理者的行为，但最后一项，即促进技能，可以通过实践来学习和加强。

加强会议促进技巧

根据定义，促进手段，“ 使更容易或更难;帮助前进 “对于经理来促进会议（而不是运行会议），他们需要愿意放下自己的权力，并对不同的结果和方法持开放态度。

适当的会议促进涉及让每个人参与识别和解决问题。团队几乎总是​​会开发比任何经理都更好，更有创意的解决方案，并且更有可能支持解决方案的实施。

以下是促进会议所需的九项技能，所有这些技能都可以通过实践来学习和改进：

1. 议程规划。 协作会议从议程规划开始。选择邀请参与的主题，即要解决的问题比“信息”主题更具吸引力。但是，需要分配足够的时间以便小组参与。
2. 环境和气候环境。 物流事宜！当人们不舒服，看不到对方，听不到，或者饿了，会议结果就会受到影响。了解如何使用物流作为鼓励参与和消除障碍的一种方式。

1. 问问题。 好的问题激发了很多讨论。文章“使用GROW模型的70个令人敬畏的教练问题”提供了一些出色的讨论提示。
2. 积极倾听。 当经理解释，检查理解并询问后续问题时，它会鼓励更多的参与，并使讨论保持流畅。
3. 头脑风暴。 大多数人认为他们已经知道如何进行头脑风暴。但是，他们通常不这样做。在太多的环境中，头脑风暴的有效性因流程管理不善，强大的社会或政治压力以及不良的促进技能而降低。许多人从未真正体验到运行良好的头脑风暴会议的力量。

1. 建立共识的技能。 达成共识并不意味着每个人都必须同意一项决定。这意味着每个人都有机会分享他们的观点并提出想法。适当的促进将指导小组从想法分享到制定有效的决策。达成共识需要更多时间，但通常会从整个集团获得更强的支持。但是，请记住，共识不是最终目标。对问题的有效决定是最重要的问题。有关如何通过共识决策过程领导团队的更多信息，请参阅六步共识决策框架。

1. 解决冲突。 每当有一大群人参与解决问题时，冲突就不可避免。事实上，团队研究人员将任务或问题的冲突视为有效决策过程的一部分。经理必须学会如何以积极的方式利用冲突的力量。
2. 非语言沟通技巧。 虽然研究人员争论的确切百分比，但大多数人都同意超过50％的沟通是非言语的。经理需要能够阅读小组的语气和肢体语言，以评估他们的参与程度，坦率和承诺。

1. 记录。 熟练的团队协助包括知道何时转向活动挂图或白板以捕捉人们所说的内容。这样做可以让人们感觉他们的想法得到了倾听和重视，并且可以作为有价值的记录，用于行动计划和后续行动。

底线

时间是生活和工作中的宝贵财富。努力管理会议以实现最佳效率和效果。学习，练习和应用上面提到的九种辅助技能是一个很好的起点。