工作场所沟通的主要组成部分

沟通是在两个或更多个人之间共享信息，传达信息的行为。沟通有很多组成部分，而且在工作场所无法有效沟通是司空见惯的事。

有效的沟通要求沟通的所有组成部分完美地互动，以“共享意义”，这是我最喜欢的沟通定义。在提出问题并回答问题时，这一点尤为重要。

沟通中的组成部分

任何通信都有五个组成部分，第六个组成部分是进行通信的工作场所的整体环境。沟通的组成部分是：

• 发送消息的个人。 发件人必须清楚地呈现消息并且具有足够的细节，以便接收者与发送者共享意义。
• 消息的上下文。 上下文是消息发送者如何传递消息。语境涉及非语言交流，如手势，肢体语言，面部表情和语气等元素。只有当接收者可以看到和听到消息发送者时，消息的大部分上下文才可用。例如，电子邮件和IM表情符号是一个糟糕的替代品，因为发送者在没有来自接收者的输入的情况下制定它们。

  另一部分背景是沟通圈中涉及的情绪。发件人生气了吗？接收者是否对通信内容漠不关心或对发送者不屑？正常的人类情绪会影响消息是否成功共享。

• 接收消息的人。 接收者必须仔细并专心地听，提出清晰的问题，并解释以确定接收者与发送者分享意义。如果接收方信任发送方，则有效通信的机会增加。
• 您选择的交付方式。 应根据最有效传达信息含义的媒介来选择传递方法。由于自计算机和移动设备出现以来通信方法如此多样化，因此关于交付方法的决策变得更加复杂。传送方法必须满足发送方和接收方的通信需求。

  通信方法包括口头交流，即时消息（IM），电子邮件，信件，标志，海报，视频，屏幕截图，电话，笔记，表格，书面文件等。这些方法将继续扩大，员工对与工作有关的所有事情的即时沟通的期望将继续增长。

  个人通信的重要性日益增加，特别是对于可能需要变更，提供员工认可或允许现场问题的组织信息。亲自沟通也受到青睐，因为员工可以访问组件，上下文。

• 消息的内容。 消息的内容应该清晰，并以足够的细节呈现和描述，以便从接收者那里获得理解。如果消息内容在某种程度上与接收器已经存在的信念产生共鸣和连接，那么它是最有效的。

如何提出好问题增强沟通

James O. Pyle和Maryann Karinch补充以下内容以促进有效沟通。

从人力资源到客户服务，糟糕的问题几乎污染了每个工作场所。不好的问题往往会提示不完整或误导性的答案，并可能破坏融洽关系。另一方面，好的问题是提高效率，能力和建立关系的有效工具。

有六种类型的好问题：直接，控制，重复，持久，总结和非相关。简要描述一下：

• 直接： 你用一个基本的疑问来提出一个简单的问题。
• 控制： 当你提出问题时，你已经知道答案了。这是一种了解该人是否撒谎，不知情和/或不注意的方法。
• 重复： 你问两个不同的问题是在相同的信息之后。
• 持久性： 您以不同的方式提出相同的问题，以探索所需信息的所有方面。
• 摘要： 您提出的问题旨在让来源有机会重新回答答案。

• 非相关： 它与您想要了解的主题无关，但它是一个人可能不会撒谎的主题;它的目的是看到真相“看起来像什么”并让人向你敞开心扉。它也可以与提问交换的背景联系起来。

有关6种好问题的详细信息

直接

直接问题是最好的：一个疑问句，一个动词，一个名词或代名词。

• 你是谁？
• 派对上发生了什么？
• 你什么时候到办公室的？
• 车钥匙在哪里？
• 你为什么提早离开会议？
• 你为这台iPad付了多少钱？

控制

你什么时候说，“我故意不直接提问？”当你检查答案的真实性或准确性时，你会使用控制问题并寻找一致性。

控制问题是您知道答案的故意问题，因此它们与信息的发现无关。它们涉及行为，言语模式以及真实性或准确性的发现。也许这是你之前与这个人谈过的事情。

如果您知道您的人力资源团队中的某个人疏远了员工，因为员工发送了一封电子邮件来抱怨此人，您可能会问一个控制问题，例如“今天与Pamela的绩效评估是如何进行的？”您已经拥有信息;你只是想知道你的人力资源部门如何回答这个问题。

重复

您希望以两种不同的方式获得相同的信息。例如，如果你问“销售人员中有多少人？”与你交谈的人可能会回答：“现场有22人。”后来，当你和他谈论不同的事情时 - 例如，公司有立足点的地区 - 您可能会问，“您有多少个销售区域？”

他可能会回答“22”，这是确认销售人员人数的一种方式。这不是一个绝对的考验，但它为之前所说的内容提供了价值和信任。它们是两个不同的问题，可以交叉检查所提供的信息。

在使用重复问题时，您也可能发现差异。如果此示例中的源代码响应有28个销售区域，则需要进行一些说明。也许有一个非常好的理由 - 销售人员通常有28的补充，但最近有很多营业额，他们只有6个 - 但是回应的确令人怀疑数字之间存在不匹配的事实人员和销售区域的数量。这种不匹配必然导致进一步质疑以解决问题。

一贯

在任何可能对问题给出多个答案的交换中，使用持续性提问来获得完整答案。就像重复问题一样，如果您怀疑此人不诚实，那么持久性问题也很有用。

“你去加利福尼亚度假去哪儿了？”可能会得到答案，“迪士尼乐园。”尽管迪斯尼乐园是唯一可能的地方，但是，“还有什么地方？”这个问题是合乎逻辑的。

绕过这个重复的问题并直接回答有关迪士尼乐园的问题，这意味着你错过了全面了解你朋友加州之旅的机会，除非这些信息在其他时间发生泄露。

摘要

总结性问题并不是要确定真实性，而是要反馈她所说的内容，以便她有机会思考，“我真的说出了我的意思吗？”

您销售各种车型，从双门掀背车到全尺寸豪华车型。一对年轻夫妇来到展厅，要求试驾其中一款豪华车型。

“大多数时候你会用什么车？”你问道。

“来回工作。我们在同一栋楼里工作，“她说。

“你还能用这辆车做什么？”

“周末去看看我父母的旅行。这样的东西。“她停下来补充说，”他们住在一百英里之外。“

“为什么你认为豪华车是最好的选择？”

他们交换了一眼。他说，“我们比其他人更喜欢它。”

“你喜欢什么颜色，”你问，直视着她。

“红色。”

“那么让我看看我是否做到了这一点。我听说你想要一辆豪华级的红色全尺寸汽车。这种描述与你想要的相符怎么样？”（你已经用相关信息描述了你的总结问题了）在这种情况下。）

他们又交换了一眼。他说，“我们认为更柔和的颜色可能更好。”

“豪华车型怎么样才能让你觉得它最适合你？”（再一次，这是一种总结和验证你所听到的内容的方式。你想知道他们是否只是如此迷恋昂贵的外观汽车，他们不想考虑任何其他事情，或者如果第一个答案是伪装一个显着的事实。）

“我父亲说这是路上最安全的车。”

摘要问题的答案告诉你，事实上，他们可能喜欢它，但不是因为它的外观。你在行间阅读。他们刚刚开始一起生活。她的父亲可能已将他们送到经销商处购买“路上最安全的汽车”，他将帮助他们购买。您决定继续进行销售，因为知道预付定金和贷款申请可能会给您剩下的故事。

有些人可能不太愿意提出像这次销售遭遇中嵌入的总结问题，因为他们不想看起来头脑简单或不专心。如果你问的问题与你第一次提出的问题完全一样，那么他们可能会得出一个有效的结论。

即使你确实改变了措辞，你也不想连续两次提出同样的问题。通过在第一次提出问题和第二次提出问题之间设置一些距离，然后稍微改写一下问题，你就会觉得自己真的对另一个人说的话感兴趣。

非相关

你可能会发现回答你问题的人似乎很紧张;一个不相关的问题可以缓解紧张局势。或者，也许你需要时间思考或参考你的笔记，所以你使用这个问题只是为了给你一点空间和时间。

在提出一些尖锐的问题时，例如“你过去做过哪个失败的项目？”和“你是如何解决这个问题的？”你可以很容易地让求职者感觉好像他正处于战场审讯的中间。

候选人可能会说，“我试图通过围绕共同目标召集部门解决问题 - 我让我儿子的小联盟球队专注于击球。”

你可以在回到讨论他的搞砸之前以及他是如何试图解决这个问题之前，通过询问“你执教小联盟多久了？”来给候选人一个休息时间。

最后，这里有两种方法可以破坏从所有必需组件开始并最终达不到的问题好.

1. 添加太多限定词或其他会影响问题的单词和短语。例如，“在乙烯基柜台凳子被破裂并用胶带覆盖的用餐者，您有什么早餐？”
2. 不等待答案也很常见。你问，“你最喜欢的一餐是什么？”这个人想了一下，而不是马上回应。你会问，“烤牛肉？” 安静 是一个有效的提问工具。当你需要打开你的耳朵时，不要丢失发现，信息，因为张开嘴而导致的线索。记住最让人质疑的“双耳，单嘴”规则。

   环境与传播

   上述通信组件在共同运作以有效传递信息时可促进共同意义。发生这些组件的工作环境也会影响通信以及是否接收到通信。

   当您提出有效的问题时，您会建立融洽关系并激发信心。问题构成了分享意义的工作场所沟通基础的另一部分

   在强调开放式沟通，员工参与和共同目标的工作环境中，沟通更频繁，更有效。但是，对这些最佳工作场所的重要沟通期望更高。因此，即使在员工关注度很高的工作环境中，员工也会抱怨他们不知道发生了什么。

   由于个人工作场所的所有组成部分和整体环境，沟通仍然具有挑战性。关于谁需要知道什么以及何时需要知道它的古老问题从来没有完全回答任何人的满意度。

   员工抱怨太多信息，信息不足，甚至信息过载，都会继续在工作场所引起共鸣。您永远无法解决沟通问题，但是，通过承诺和体贴，您可以提高人际沟通和工作场所沟通的有效性。

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