主管如何管理缺勤

根据CCH非计划缺席调查，雇主在保持工作人员工作方面正在失势。计划外的旷工率已经上升到自1999年以来的最高水平。最令人担忧的是，三分之二的雇员没有出现在工作中并没有身体不适。

对于大多数公司来说，管理旷工的责任主要落在直接上司身上。这些主管通常是唯一知道某个员工缺席的人。

他们最有能力了解个人缺席的情况，并在早期发现问题。因此，他们积极参与公司缺勤程序对于缺勤政策或计划的整体有效性和未来成功至关重要。

为了确保主管在管理缺勤方面感到舒适和能干，他们需要得到高级管理层的全力支持。各方必须了解缺勤政策和程序的目标。部门之间是否存在差异;政策可能会失效。

为了提供更多的一致性，应监督主管在管理缺勤方面的责任，建议如何进行有效的重返工作面谈，并在必要时接受使用纪律程序的教育。

主管的责任

除了确保在员工缺席期间适当地覆盖工作外，还有一些其他关键行动，主管需要采取这些行动来管理缺勤。他们应该：

• 确保所有员工充分了解组织处理缺勤的政策和程序，
• 是员工生病的第一个接触点
• 为员工保留适当详细，准确和最新的缺勤记录（例如，日期，疾病的性质/缺勤原因，预期的恢复工作日期，必要时的医生证明），
• 确定任何引起关注的缺席模式或趋势，
• 进行重返工作面试
• 必要时实施纪律程序。

重返工作面试

对如何最好地管理缺勤的主管进行培训应包括如何进行有效和公平的重返工作面谈的指导。最近的全国调查表明，这些访谈被认为是管理短期缺勤的最有效工具之一。

重返工作岗位的讨论将使主管能够欢迎员工重返工作岗位，此外还展示了管理层对控制和管理工作场所缺勤的坚定承诺。通过面试，可以检查员工是否能够重返工作岗位。

可以完成必要的文书工作，以便正确记录缺席和结论。事实上，已制定的程序可以调查和讨论与员工的缺席，这可能会因为不诚实的原因而成为不参加会议的阻吓因素。

在缺席者重返工作岗位后（不迟于他或她返回后一天），需要尽快进行面谈。应给予员工充分的机会来概述他或她缺席的原因。主管应该使用面试时间来探讨员工可能导致缺勤的任何问题。

目标是培养开放和支持的文化。制定程序以确保在需要时提供帮助和建议，并确保员工适合重返工作岗位。

员工通常会很高兴有机会在正式结构中解释缺席的真正原因。如果主管怀疑缺席原因的真实性，他/她应利用这个机会表达任何疑虑或疑虑。

在任何时候，员工都必须意识到访谈不仅仅是公司程序的一部分，而是一次重要的会议，在此期间已经注意到缺席并可能对未来的就业产生影响。如果出现不可接受的缺勤情况，应向员工解释公司的纪律处分程序。

在会议期间，面试不应成为一种惩罚形式，但应被视为强调和解释部门缺席影响的机会。绝大多数员工从工作中获得自豪感和成就感，应鼓励管理层将这些人视为负责任的成年人。

如果旷工继续，推荐的纪律处分程序

以下指南概述了在特定时间段内短期缺勤被认为高于可接受水平的情况下应采取的建议步骤。

第一阶段：咨询面试

• 直接主管应告知员工他对缺勤的关注，尝试确定疾病的原因并确定需要采取哪些措施来提高出勤率。
• 如果在此阶段发现任何健康状况并且可能对工作适用性产生影响，主管应安排与公司批准的医生预约。这应该在五个工作日内以书面形式与员工确认。
• 如果从讨论开始，问题似乎不是由于潜在的不适合工作，主管应告知员工，虽然记录的疾病可能是真实的，但预计会有持续改善的出勤率或手术的下一阶段将被采取。
• 在接下来的六个月中，将每月自动对出勤情况进行审查。

第二阶段：第一次正式审查（言语警告阶段）

• 如果员工的缺席在分析和定期监控后继续恶化，应邀请他参加与主管的正式审查会议。
• 缺席记录应在邀请员工参加此次面试的信中详细说明。应告知员工她有权由工会代表或同事代表。
• 本次会议的目的是：

  - 继续讨论缺席的根本原因，

  - 向员工说明她缺席的服务和费用影响，以及

  - 警告员工（决定寻求医疗建议时除外）如果没有实质性和持续的改善，她的工作可能会因为无法保持可接受的出勤率而终止。这构成了口头警告。

• 如果需要医疗护理，必须立即采取行动。因此，会议只是休会，以便完成这一部分程序。在五个工作日内，员工必须接受医疗建议。然后会议与HR重新召开会议，并讨论医生的意见。
• 如果医生确认适合工作，应该警告员工持续缺勤的后果。

第3阶段：第二次正式审查（书面警告阶段）

• 定期监测表明，缺席模式没有改善，将与人力资源部门安排第二次正式会议。
• 邀请员工参加会议的信函将包括缺席记录，以及有关代表的建议。
• 会议上提供的有关健康不佳或疾病性质变化的任何新信息可能需要由公司批准的医生进行评估。
• 应该让员工有机会解释他或她的缺席记录。如果合适，主管应通知员工正在发出正式的书面警告，并且该警告将保留在员工的档案中一段时间​​。应向员工及其代表发出警告副本。
• 应告知员工不遵守公司的出勤期望并改善目前不可接受的缺勤记录，将导致员工的工作终止。
• 如果对工作适合性有疑问，请根据医生收到的指导进行重新调配。在重新部署过程和选项上咨询员工的工会代表（如果适用）。

第4阶段：临时停工

• 如果遵循纪律程序的前几个阶段的实施，出席人数没有任何改善，管理层可以暂时停止无薪。暂停的意图应以书面形式确认，并附上开始和结束日期的详细信息。应将暂停信的副本发送给员工代表（如适用）。

第五阶段：终止就业

• 这是纪律处理过程的最后阶段，即员工因无法遵守公司的上班要求而被解雇。解雇只能在高级经理和人力资源部门的书面授权下进行。
• 致职员工的信件将再次包括有关代表的建议，并将概述缺勤记录。应告知员工，由于面谈，他或她可能因无法履行工作职责而被解雇。
• 如果有关于员工健康或工作能力的任何新信息，可能需要咨询公司医生。
• 如果根据能力决定解雇，则应将解雇信的副本发送给员工代表（如适用）。
• 员工可能有权对解雇提出上诉。上诉应符合公司的纪律程序。

管理缺勤的挑战

请注意，主管经常感到不舒服或不愿意报告那些超出可接受的缺勤率的人。由于监管机构已经面临很多压力，旷工政策的持续实施并非始终是他们的首要任务。

重要的是尝试将主观性从管理缺勤中解脱出来，并确保所有员工都得到同等对待。必须对所有人保持一致，持久和公平。如果不以不一致的方式解决或解决缺勤问题，可能会导致士气低落。

大多数员工都会欣赏有助于而不是惩罚性的政策和计划。强迫员工上班的严厉或惩罚性措施可能导致员工“在工作时缺席”。

他们尽可能少地做，并抵制让他们做更多事情的任何努力。应该实施其他计划，帮助员工在工作中，例如灵活的工作安排，工作分担，出勤奖励和健康计划。

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Stefanie Yorges是Leading Higher的领导顾问，专门帮助不堪重负的领导者赢得工作并在生活中取得成功。