人力资源必须保留多久员工档案

人力资源的一大优点是我们有大量的文书工作。吨和吨和吨。当然，现在很多都是电子的，但原则仍然存在。 HR会记录保存。而且，我们需要保留这些记录，但需要多长时间？

以下是人力资源记录保存的基本指南。但请记住，州法律可能会因这些准则而异。如果州法律和联邦法律发生冲突，请始终根据较长的要求保留记录。保持某种东西的时间比不长的时间要好。

招聘记录

在决定提供工作机会之后，您需要保存所有这些简历，面试笔记，应用程序和职位发布，甚至是通过申请人跟踪系统记录您的搜索记录一年。因此，如果你采访申请人，并且整个过程拖延了三个月，那么直到最后的招聘决定才会让时钟开始滴答作响。

你为什么要这样做？如果有人质疑您的招聘决定，您需要证明您没有以任何方式，形状或形式非法歧视。诸如美国残疾人法案，第七章和其他许多法律要求您证明自己遵守法律。维护这些记录可以帮助您完成此操作。

药物测试记录

如果您需要在职前进行药物测试，这是招聘记录的一部分，您应该保留一年的结果副本。如果您进行其他药物测试，无论是由于工作中的事故还是作为随机检查的一​​部分，您还需要将这些记录保存一年。但是，如果您受交通部规定的约束，那么药物测试记录的最短时限为五年。

工资单/时间卡等

法律要求你保留这些记录三年，但最近的诉讼意味着你保持这些记录更长时间会更聪明。您希望记录每位员工的薪酬，以及他们在贵公司任职期间的工作时数。无论何种原因，在员工离职后至少保留五年的记录。

当然，对于豁免员工，您不需要保留时间记录，因为无论工作时数如何，他们的工资都是相同的。但是，如果您将员工错误分类为豁免，而该员工应该是非豁免的，那么这些工时记录可以指导您支付拖欠的加班费。确保包括公司计算薪酬的方式。例如，您需要跟踪是直工资，工资加佣金，加班费，计件工资还是直接小时工资。

您不仅要为薪水和税务问题这样做，还要做许多其他决定依赖于工作小时数。例如，FMLA的资格取决于一年中的工作小时数。如果您有兼职豁免员工，您可能需要考虑要求时间记录以确定FMLA资格。您还需要能够证明您在工作的所有时间内向您的工人支付了工资。

表格I-9

保留员工I-9表格，与您的人事记录分开存放，在您雇用员工后的三年内，以及终止雇佣期后的一年，以较晚者为准。

健康/养老金福利信息

您需要将所有福利计划的记录保存至少六年。法院认为，如果雇员起诉你，说他或她应该得到更高的养老金，那么雇主有责任证明他们不欠更多，而不是雇员有责任证明他们这样做。保留所有这些摘要计划说明。

如果您的前雇员有资格获得COBRA，扩大他们的健康福利，您还应该保留这些记录六年，以确保安全。法律没有规定保留，但由于这可以根据“雇员退休收入保障法”（ERISA）适用，因此该法律要求保留六年。为了安全起见，请不要丢弃这些记录。

FMLA记录

当员工要求FMLA时，您需要保留该文件，即使您拒绝休假三年。确保跟踪每位员工的休假 - 开始时间和使用时间。如果员工有间歇性FMLA，请确保跟踪每个假期并记录使用的小时数。应记录日期和小时数。请记住，间歇性休假可以在一天中使用几个小时，也可以在一周内使用几天。记录下来并保留这些记录。

请记住，这不是一份全面的清单，仅适用于联邦法规。例如，如果您是联邦承包商或您所在的州有不同的标准，您可能需要遵守其他记录保留法。如有疑问，请不要将其丢弃。

您可以在人力资源管理协会（SHRM）访问有关记录保存和强制报告的其他资源。

免责声明： 请注意，所提供的信息虽然具有权威性，但不保证其准确性和合法性。该网站由全球受众阅读，就业法律和法规因州而异，各国不同。请寻求法律援助，或州，联邦或国际政府资源的协助，以确保您的法律解释和决定对您的位置是正确的。此信息仅供参考，提供意见和建议。