如何组织您的文书工作

您似乎只考虑重要文件的时间就在您需要的时候。并且，通常情况下，当您需要它们时，您无法找到它们，因为您要么没有一个有组织的集中式系统来存储您的重要文件和/或您最后一次需要它们，您只需将它扔回海中在你的家庭办公室的文件，而不是把它放回原来的位置。

入门

随着你所有重要文件遍布整个家庭，你会浪费大量的时间和精力去寻找它们。你也有可能完全失去一些。但只需几个简单的步骤，您就可以在本周末的一小时内整理重要的纸质文档！

您需要一个小型双抽屉文件柜或便携式悬挂文件盒，多色悬挂文件（6种不同颜色），马尼拉第三剪切顶部文件夹和防火保险箱（可选）。或者您可以购买大型活页夹和标签插页。一旦你在这里得到货物，你将遵循六个步骤来组织你的文书工作。

收集你的文件

在组织所有重要文档之前，必须先找到它们。有时说起来容易做起来难。

检查您的家庭办公室的抽屉和堆放在桌子或桌子上的文件。检查成堆的纸张是否混乱了厨房台面以及厨房抽屉和篮子。看看你卧室的梳妆台和床头柜（你可以在早上匆匆离开那里，忘掉它们）。最后，但并非最不重要的是，检查你的钱包或公文包，看看你不小心随身携带的重要文件。

分类

最重要的文件属于以下六个类别之一。按如下方式对所有收集的文档进行排序：

1. 家庭和财产记录 - 抵押贷款，财产契约，家居装修项目和收据，设备手册和保修，财产税信息，房屋保险政策和手册
2. 自动记录 - 标题，维护记录，保险单和信息，贷款信息和付款记录
3. 健康记录 - 保险单，健康保险福利手册，医疗福利说明，医生账单，处方清单，灵活的支出信息，医疗收据，医疗指示，人寿保险单

1. 财务记录 - 银行对账单，纳税申报表，减税记录，投资记录，贷款记录，信用卡对账单
2. 电子记录 - 手机合同和手册;计算机，笔记本电脑和iPad的销售收据和保修;有线和互联网计划和账单;无线路由器销售收据和手册
3. 个人记录 - 出生证明，结婚证书，离婚证明，保管文件，社会保障信息，免疫记录，护照，兵役记录，洗礼和确认记录，遗嘱，丧葬计划和埋葬地点信息。如果您有宠物，您还可以在此类别中包含其重要文件，如兽医和疫苗信息。

找到你的重要文件

您的大多数重要文件都可以存放在普通文件柜或便携式悬挂文件盒中。有一些。但是，这应该存放在防火保险箱或非现场存储选项中，例如保险箱。

重要文件是替换非常困难或非常耗时的文件。它们可能包含敏感的个人信息，如果发生闯入或抢劫，可能会泄露这些信息。在这种情况下，您的房屋被火灾或洪水摧毁，您希望这些重要文件保持完整。

对于大多数人来说，以下文件将被认为是至关重要的：社会保障信息，出生证明，保险单以及您的代理人的联系信息，遗嘱，财产契约，汽车标题，您的护照以及任何需要您原始签名的合同或协议。

列出您放在防火保险箱或异地存储选项中的所有重要文件的主清单。

复制你的钱包

我们大多数人每天都会在钱包里传递重要信息。你知道钱包里的所有东西吗？如果你的钱包丢失或被盗，你会怎么做？

复制您的驾驶执照，捐赠卡，健康保险卡，会员卡，如健身房杂货店会员卡，仓库俱乐部，以及最重要的是所有信用卡和借记卡（复印正面和背面）。将这些副本与其他重要的纸质文件一起保存：

第五步：创建一个简单的文件系统

文件系统越简单，您就越有可能在一致的基础上使用它。获取每个类别的重要文档，并为其指定一个悬挂文件颜色：

• 家庭和财产记录
• 自动记录
• 健康记录
• 财务记录
• 电子记录
• 个人记录

将适当数量的挂起文件添加到您的文件系统中，以获取每个类别中的文档数量。

使用马尼拉文件夹并为每个类别中的每个单独文档创建一个文件夹。将文件夹放在适当的彩色悬挂文件部分中。

如果您购买了大型三环活页夹和标签插页，请使用上述记录名称标记标签，纸孔打孔所有文档并进行整理。如果纸张不打孔，纸孔打孔文件夹并将文件放在文件夹中。

现在，如果文书工作不是你的事，这对你来说可能是一个自由的时刻。您可以扫描所有这些文档，将它们保存到硬盘驱动器，然后将其全部粉碎。但是请自行决定，因为一些文书工作最好保存下来。用你最好的判断。

正在进行的维护

既然你的重要论文是有组织的，那就让他们井井有每月支付账单时，请在备案系统的相应部分提交任何新文件。同时，查找在月份内从系统中删除的任何文档，这些文档可能仍在文件系统之外。重新归档。每年至少两次，审查您的文件系统中的文件，看看是否可以清除任何文件。一个好的时间表是在每年的第一年和每个学年结束时。

只需一点点努力，您就可以通过组织重要的纸质文档获得长期利益。

由Elizabeth McGrory编辑。