使用项目管理的基本工具规划项目

我们的工作世界越来越多地成为一个项目世界。项目是我们开发新产品，执行战略计划以及完成组织中新事物的方式。

根据定义，与常规业务活动相比，项目是临时和独特的举措。虽然许多公司依靠经过培训，认证的项目经理来领导他们的计划，但所有专业人员都越来越需要项目技能。本文介绍了为有兴趣采用对专业项目经理有效的实践的任何专业人士规划项目。

花时间真正定义和规划您的项目

项目经理了解项目总时间的很大一部分用于规划。我们中的许多人都倾向于急于开始工作，这在项目的世界中类似于跳过阅读您从其中一个“自己组装”零售商购买的新家具的说明。机会是，在没有阅读说明的情况下急于完成工作会在你的努力中产生一些严重的问题。

不要急于直接进入工作，重要的是要确定一些关键问题：

1. 你究竟在创造什么？要尽可能具体。
2. 什么时候必须完成？
3. 您可以访问哪些资源（人员，设备和预算）来完成项目？

以上三项是范围说明的基本组成部分。每个项目经理都会在开始工作之前澄清范围。

确定公司假日党的倡议范围

公司假日聚会的示例范围声明可能如下所示：

我们的目标是在12月底前为100名员工及其他重要人员计划和提供公司假期聚会，费用不超过10,000美元。我们的计划和协调将由4名成员委员会组成，并由首席执行官监督。派对将包括开放式酒吧，电镀餐，甜点和娱乐。

花时间制作这个简单但重要的声明为参与项目的团队提供了强有力的指导。每个人都了解项目的性质，时间范围，资源和预算。

将范围缩小为离散的工作块

项目经理创建一种称为工作分解结构的东西，以明确，可操作的术语描述项目的所有工作，这些工作必须由某人在特定时间范围内完成。在您的情况下，工作细分可能包括：

• 确定位置。
• 确认房间的可用性并将其锁定存款。
• 选择食物选择。
• 确认栏以及栏包含的内容。
• 确定甜点选项。
• 通过食物选择创建和分发邀请。
• 根据退回的邀请确定食物选择。
• 决定娱乐类型。
• 查看娱乐和选择选项。
• 确认餐厅设置。
• 为客人购买礼品。
• 协调并提供活动。

项目经理将在不考虑资源或时间安排的情况下开发项目工作的细分，但更多是以头脑风暴的形式。一旦确定了实现项目范围所需的所有工作，就应该将其整理好，分配责任并向团队成员索取时间和成本估算。

从工作分解中创建项目计划

完成上一页中确定的简单工作细分后，您现在必须：

• 确认已确定实现项目范围的所有主要项目。
• 确认谁将处理哪些工作项目并创建责任矩阵，概述责任方的主要工作任务。
• 要求每个团队成员审核他们的任务，确定时间和成本估算，记录截止日期，总结资源需求并确保他们已经彻底评估了他们必须负责的工作。

完成上述步骤后，项目团队应共同合作，按正确顺序对事件进行排序，注意资源冲突或潜在的调度挑战。项目经理将通过开发网络图，计算关键路径然后在计算机软件的帮助下调度资源来完成此步骤。

对于使用非正式方法的较小项目，可以采用简单的便利贴式方法来布置序列中的项目。通过此流程，您可以全面了解所涉及的步骤以及规划和提供精彩假日派对的截止日期！

让工作开始吧

既然您已经花时间对项目进行了适当的调整，确定了主要任务，对任务进行了排序，并评估了时间和资源需求，那么您就已准备好让团队负责其分配的职责。您作为非正式项目经理的角色是监控工作，支持团队成员并帮助识别和解决发生的挑战。一名优秀的项目经理定期与团队成员会面，以评估进展，识别和应对新出现的风险。

底线

上述相同的方法可以应用于您的部门或业务部门中的任何项目情况。制定明确的范围，确定工作，分配资源，制定估算和时间表，然后监控和控制工作。您的实践将得到您工作场所的专业项目经理的认可和赞赏，您的结果将比仅仅在不经过深思熟虑的情况下进入工作更好。