员工里程报销

使用您自己的汽车的员工报销因雇主和部门而有所不同，但大多数组织以大约IRS或私人车辆报销率设定的标准里程费率对员工进行补偿。根据一家独立咨询公司就目前使用车辆的成本进行的研究，总管理局（GSA）每年设定费率。

2019年，标准里程费率为每英里行程58美分，高于2018年的54.5美分。这一固定的标准费率包括保险，登记，燃气，机油和维护费用。对于那些为工作而开车的人来说，这可能会导致显着的扣减。

公司里程报销率

大多数雇主将以IRS或GSA费率报销，因为他们可以在提交企业所得税申报表时扣除该金额作为费用，尽管雇主可以使用其他复杂的税收公式。如果在经济扩张期间很难找到合格的工人，雇主更有可能提供有竞争力的报销率。

美国国税局（Internal Revenue Service）要求报销费用与工资分开支付，不扣除任何税款。因此，一些雇主将通过应付账款系统处理费用支付，以使其与工资单分开并保持对IRS法律的遵守。

如果您的雇主以GSA或IRS费率或其附近报销，那么您可以放心，您将获得公平交易。

政府雇员报销

如果授权使用私人汽车或没有政府车辆，政府雇员将按照GSA费率获得报销。

汽车费用报销要求

您需要提供里程记录，气体收据以及与您的汽车相关的任何其他允许费用收据的文档。如果没有详细记录，您的费用报告可能会被拒绝。或者更糟糕的是，如果您的雇主认为您的索赔可能是欺诈行为，则他可能会采取纪律处分。许多雇主都需要保持同期记录，就像美国国税局一样。不要试图估计您的里程数，因为这可能违反了雇主的政策。

将笔和纸放在车里是一种方法，尽管是单调乏味的方法;更好的选择是里程跟踪应用程序，它可以自动跟踪您可以打印或下载的同期日志中的行程。这是跟踪费用报告中包含的里程，起点和终点以及业务目的的有效方式。

其他方式雇主补偿员工的汽车费用

根据人力资源管理协会的说法，这些是里程报销的常用替代方法，因为雇主补偿员工的商务驾驶费用的方法是：

平车补贴。雇主为员工提供平车补贴，例如每月400美元，以支付燃料，磨损，轮胎等费用。

FAVR计划。雇主根据固定和浮动利率（FAVR）报销计划报销员工，其中员工可获得固定费用（如保险，税费和注册费）和可变车辆费用（如燃料和维护费）的报销。如果满足某些费用会计要求，则报销对员工免税。

里程补偿的税后果

里程补偿被认为是雇主的免税支付，只要它们有文件记录并且不超过您的实际支出。但是，您的雇主不能直接支付您的汽车的维修或维护等运营成本，而不会产生税务后果。如果您有收据，其他费用，如与商业运输直接相关的通行费，可以在不征税的情况下报销。

一些雇主每月提供汽车费用补贴。如果要求员工提供费用记录，则仅对超过记录费用的任何金额征税。如果雇主不需要文件，那么津贴可能需要纳税。

未支付的汽车费用

从2018年的纳税年度开始，随着“减税和就业法”的实施，工人将无法再扣除未支付的汽车费用。在2017年及之前几年，这些费用可以扣除，超过调整后总收入的2％。因此，作为履行工作职责的一部分，将广泛开车的工人应该在审查工作机会时仔细评估公司的报销政策。

如果雇主通常不报销汽车费用，那么您可以提出降低工资以换取报销，因为如果适当记录费用，报销将免于征税。或者，您可以协商更高的工资来解释新税法下增加的税负。

根据美国国税局的说法，尽管暂停了杂项逐项扣除，但在确定调整后的总收​​入时可以扣除的费用扣除也不会中止。例如，美国武装部队（武装部队）的后备部分成员，州或地方政府官员按费用支付，某些表演艺术家有权扣除未报销的员工差旅费用作为总收入的调整表格1040 - 3 - （2018）附表1第24行，并非作为表格1040（2018）附表A的逐项扣除，因此可继续使用商业标准里程税率。

所包含的信息不是税务或法律建议，也不能替代此类建议。州和联邦法律经常变更，这些信息可能无法反映您所在州的法律或最近的法律变更。