人员文件访问策略和样本链接

所有人力资源部门都有大量记录。法律要求人力资源部门将其中许多人保留一段时间。员工很清楚这些记录是存在的（有些人认为文件跟随他们从公司到公司，这是不正确的）。

由于员工知道这些记录存在，他们会不时地查看它们以查看文件包含的内容。

在决定如何提供员工（以及以前的员工访问权限）时，请记住适用于您的业务的任何法律。许多州都有法律要求公司为现任和前任员工提供文件的特定部分。请咨询您的就业律师，以确保您的保单符合所有法律。

例如，联邦法律要求将与美国残疾人法案相关的记录与人事记录分开。如果您的公司受HIPAA约束，请确保您的医疗记录保持一致。

您可以在员工在文件中看到的内容中留有很大的余地。但是，请记住，即使您确定某个员工无法访问某些信息（例如参考检查），但在诉讼案件中该信息是可被发现的。

因此，指导您的员工准确记录事情并始终遵守法律。员工记录不是内部笑话或讽刺评论的地方。这些在法庭上并不顺利。

作为一般规则，拥有一个记录的守门员可确保遵循程序并保持一致。您不希望一个人力资源经理允许人们将他们的记录带回办公桌，而另一个则完全拒绝访问。

要求每个人都通过单一来源帮助保持一致和合法。有关记录和记录保留和访问的法律很棘手。确保您保持最新状态。

以下政策是您业务的良好开端，但请注意，您所在州和当地的法律可能会有所不同。

示例员工记录访问策略

所有员工，前员工和员工代表都可以提前通知人力资源部员工查看其人事档案的某些内容。可以查看与雇员的雇用资格相关的文件，例如申请，晋升，纪律处分和转移。此外，员工可以审核政策签署表格和培训记录。

员工不得审查的文件包括参考或参考检查，管理层进行的任何调查记录，医疗记录，与司法程序相关的文件，任何违反其他员工机密性的文件，以及用于员工规划的文件。

程序

想要查看其人事档案允许内容的员工应提前24小时通知人力资源部（周末除外）。前员工或人力资源工作人员不熟悉的人员必须出示访问人事档案的身份证明和/或证明。

员工必须在人力资源工作人员在场的情况下审查其人事档案。

员工不得从办公室中删除人事档案的任何部分。

员工可以要求提供文件或文件部分的复印件。在合理范围内，人力资源工作人员将提供复印件。对于大量复印，员工需要支付复印件的费用。

如果员工对其人事档案中的文件不满意，则在人力资源工作人员在场的情况下，员工可以撰写解释或说明并将其附在有争议的文件中。在任何情况下，人力资源人员或员工都不会更改实际文件。

员工还可以要求从人事档案中删除文档。如果人力资源工作人员同意，则可以删除该文件。如果人力资源工作人员不同意，可以按照公开门户政策规定的方式对此事提出上诉。

希望您在为组织开发自己的人事档案访问策略时发现此政策非常有用。请自定义策略以满足组织的需求和文化。