如何制定有效的会议议程

会议议程是参与者希望在会议上完成的项目列表。议程应至少提前24小时在会议之前分发，以便与会者有机会为会议做准备。如果可能，最好在会议召开前几天提供议程。

制定会议议程

首先，确定是否需要其他员工来帮助您规划会议。然后，通过举行会议来决定您希望实现的目标，并为您的会议确定可行的目标。您设定的目标将为有效的会议计划建立框架。确保您的会议时间范围内没有超出合理可行范围的计划。

正如史蒂芬科维在“高效人士的7个习惯”中所说，“从头脑开始”。您的会议目的将决定会议焦点，会议议程和会议参与者。

然后，考虑每个议程项目需要多长时间。如果会议持续一个小时，并且您有五个议程项目，那么您可以大致了解您正在使用的时间范围。这并不意味着每个议程项目必须恰好是12分钟，但五个组合显然不能平均更多的时间。

做出的决定

确定总体目标后，您或您的团队需要做出某些决定。除了会议的目的或目标，还包括您的议程：

• 会议的日期，时间和地点
• 与会者需要参加会议
• 讨论的项目
• 您预计该小组需要讨论每个项目的时间
• 会前工作。这将包括任何阅读，文档，数据，前一次会议的会议记录，或任何其他准备工作，使您的实际会议成功。当您将会议通知和议程分发给受邀参加者时，应附上相关文件。

确定参与者

一旦确定需要召开会议来实现目标，就需要制定参与者列表。并非每位员工都能或应该参加每次会议，但邀请合适的参与者将增加您成功的可能性。通过问自己一些问题来确定您的参与者：

• 谁必须拥有集团开发的解决方案？
• 谁拥有该小组正在讨论的流程？
• 谁需要知道您分发的信息？
• 谁可以提供数据和事实来指导决策？
• 谁有经验或专业知识与小组分享？
• 谁必须支持任何解决方案或任务的实施？
• 谁必须提供许可或资源才能完成会议结果？
• 谁可能反对任何解决方案或方向的实施？

定期举行会议

并非每次会议都需要定制的议程。大多数员工定期为其部门或工作组安排会议。您还有参与的团队和项目。

正在进行的项目可能不需要为每次会议制定新的议程，但通过采用标准方法来为您的团队提供良好的服务。

定期安排的员工会议分为三个部分，每个部分都有标准的议程项目：

1. 信息项目： 写出每个会议的信息议程项目。例如，经理更新高级管理层会议结果的小组。
2. 行动项目： 将您希望小组希望在每次定期会议上审核的任何项目列入议程。例如，该时间段的预算绩效和成本节约的确定以及该集团计划实现的持续改进。
3. 前瞻计划： 将该组想要提前计划或准备的任何项目放在议程上。例如，下个月的短期目标或即将到来的任务需要同事协助。

如果在制定会议议程时遵循这些准则，则可以提高会议提高效率的可能性。

包括什么

定期会议的议程可以通过包括一些基本项目来帮助您获得所寻求的结果：

• 热身和问候。根据小组会面的频率，考虑一个简短的破冰船。
• 审查会议的目的，议程，预期成果和产品。
• 审核，更正（如有必要），并批准上一次会议的会议记录。
• 提供团队所需的适当部门和公司信息。
• 审查行动项目，行动计划和承诺的进展情况。审核小组目标进度。
• 讨论并决定本次会议的议程项目。
• 确定后续步骤。

• 确定下次会议的目的，结果和议程。
• 在会议结束时，记录员应审查人们在会议期间作出的承诺。
• 确定非团队成员所需的任何帮助，并指派参与者进行联系。
• 确定会议参与者以外的人员需要知道什么并决定如何完成沟通。
• 在会议后24小时内分发会议记录，或者如果记录员通过电子方式立即分发会议记录。