如何筹划公司会议

恭喜！贵公司将为从公司各级选出的一组员工召开会议。首席执行官已授予您项目经理的责任。这些技巧和示例项目计划展示了项目经理可以采用的一种方式来为公司会议或类似的复杂项目构建项目计划。

预先计划项目

您的第一步是制定计划。您首先与利益相关者讨论该事件。如果去年这样做了，那是对的？什么地方出了错？谁管理了这个项目，他们可以帮助你避免今年的陷阱吗？由于首席执行官将项目分配给您，他/她想要从事件中得到什么？活动什么时候开始？哪里？预算是多少？

尽可能多地组装信息。这将是您构建项目计划的框架。

建立团队

您需要哪些其他资源才能使该项目成功？其他部门的人员是否可以帮助您使此活动取得成功？你需要做些什么才能获得帮助？您能问一下或者您是否需要获得老板的正式批准？你需要多少时间？您需要他们提供哪些具体技能？如果你想要的人不在，那么其他人能提供这种技能吗？

由于这是一次全公司会议，人力资源如何帮助？您需要设施部门的帮助吗？营销部门怎么样？你在这方面需要帮助吗？

计划议程

一旦你知道会议将持续多长时间，你就会开始填写时间块。你需要一个开放式扬声器吗？它会是谁？您是否要将与会者聚集在一起，还是会将他们分成小组以参与该计划的一部分？您需要多少个其他扬声器？如果你爆发，谁会为较小的会议设置？

该活动需要一天以上吗？你将如何关闭第一天？你将如何在第二天重新开放？

你最后会怎样结束？你需要结束演讲吗？如果您预订酒店，您将如何处理离开酒店的人员的物流？

找到空间

了解有多少人要来。然后确定您需要多大的空间。活动将在哪里举行？企业办公室有空间还是需要更大的空间？首席执行官是否希望会议在场外进行，以便人们可以集中注意力，或者他/她是否希望将其保留在办公室以最大限度地降低成本？

您所在地区的哪些房产可以提供您所需的空间？机场附近的酒店是一个很好的选择，可以最大限度地缩短从外地来的人的出行时间，还是可以找到更安静的城外景点？

不同的场地为他们的设施收取什么费用？它们包括什么以及您需要购买和引入的内容？他们会为您分配个人吗？他们对外部材料和人员的政策是什么？

把它拉下来

收集了至少大部分问题的答案后，您就可以开始整理项目计划了。请记住，我们在此处显示的是项目任务列表，仅限工作分解结构（WBS）。它不包括任务或时间轴之间的任何依赖关系。那些将在以后添加。

样本公司会议项目计划

在如何使用项目管理的基本工具规划项目中，我们讨论了项目规划背后的思考以及在规划过程中使用项目管理技能。以下是项目计划工作分解结构（WBS）可能如何寻找计划公司会议的项目：

1.预先计划项目

1. 确定预算
2. 与CEO讨论建立项目目标
3. 请联系之前的项目经理（PM）获取提示
4. 确定利益相关者列表
5. 联系利益相关者进行投
6. 确定活动的首选日期
7. 确定需要多少个扬声器/演示者
8. 确定需要多少支持人员
9. 确定将参加的员工人数
10. 列出活动的可能位置

2.建立项目团队

1. 获得营销代表
2. 获得HR的代表
3. 看看采购是否会指派某人帮忙
4. 请苏珊处理所有发言人的详细信息
5. 获得设施代表
6. 安排项目团队启动会议

3.制定议程

3a计划第一天

1. 设置开始时间
2. 设定时间，安排地点和人员注册
3. 设置早上会话的长度
4. 设定发言时间
5. 计算上午会话所需的发言人数量
6. 招募发言人
7. 计划中午休息（时间和长度）
8. 在休息期间安排会议室的更新（水，垃圾等）
9. 计划午休时间（时间，长度，地点，菜单，谁支付）
10. 计划下午会议（长度，发言人数）
11. 招募下午的发言人
12. 计划第一天结束（时间，谁，长度）

3b计划第二天

1. 设置开始时间
2. 设置早上会话的长度
3. 计算上午会话所需的发言人数量
4. 招募发言人
5. 计划中午休息（时间和长度）
6. 在休息期间安排会议室的更新（水，垃圾等）
7. 计划午休时间（时间，长度，地点，菜单，谁支付）
8. 计划下午会议（长度，发言人数）
9. 招募下午的发言人
10. 计划结束演讲（时间，人员，长度）
11. 安排与酒店的退房时间

4.规划空间

1. 确定与会者人数
2. 计划座位安排（行与表）
3. 计算所需的空间
4. 调查可用空间（成本，位置，服务）
5. 计算每天的发言人数和总数
6. 确定所需支持人员的数量和类型
7. 了解有多少与会者/演讲者/员工需要房间
8. 与可用位置协商成本和日期
9. 与所选位置签订合同

5.宣传活动

1. 使用活动地点完成所有细节
2. 确保与会者收到通知
3. 通知所有发言人主题和演示时间/日期
4. 通知所有支持人员的职责和轮班
5. 从与会者处获取RSVP
6. 根据需要通知替换参与者

6.跟进

1. 获得所有发言人的发言稿
2. 回顾最后的演讲
3. 获取所有与会者，演讲者，工作人员的名称标签
4. 为与会者购买任何材料和礼品
5. 重新确认事件位置

7.审核和评分

1. 向所有与会者发送满意度调查
2. 向所有发言人发送评论调查
3. 感谢所有发言人和工作人员
4. 与项目团队举行近距离会议

进一步规划

上面的项目计划工作分解结构（WBS）显示了用于规划公司会议的示例。这只是一个大纲。项目团队仍然需要处理这些项目并扩展其中的许多项目。此外，他们需要处理每项任务所需的时间，任务的相对重要性以及任务之间的相互关系/依赖关系。