Chunking如何提高工作效率和生产力

作为管理者，我们花费了太多的时间来尝试将更多的工作投入更少的时间。对各级过度劳累的专业人员的共同回应是通过同时执行多项活动来尝试多任务。问题是多任务处理不起作用。

为什么多任务处理不是最有效的工作效率方法

例如，想象一下，当你早上刷牙时，你会开始考虑当天晚些时候召开大型会议的议程。你的大脑的处理能力并没有太大的时间来刷你的牙齿，你可能实际上可以专注于议程，同时机械地处理你的早晨牙齿清洁任务。

但是，需要更多大脑能力的两项任务呢？在准备早餐时，您可能正在通电话。您可以正确完成这两项任务，但是由于注意力的失误而导致错误的机会很大。

分块作为多任务处理的替代方案

“Chunking”描述了人类记忆利用的工作原理。在我们考虑同时完成几项任务时，记住这个概念很重要。事实上，我们在它们之间切换而不是同时进行切换（尽管，在刷牙的情况下，它们看起来似乎是同时发生的）。

想象一下，当有人走进你的办公室时，你正在打电话。他们会询问您的建议或快速决定某个问题。您不再短暂地听到手机上的人，扫描您面前的笔记，涂抹回复，然后返回电话。您没有同时进行这两项活动（电话和面对面对话）。

你实际上按顺序完成了三项任务;开始通话，进行了面对面的通话，然后又恢复了通话。就像在上面的早餐例子中一样，你可以让他们两个都做得更好，并且在更短的总时间内，如果你一个接一个地而不是同时做到这一点。原因是当你开始每项任务时，你必须专注于它并开始。

为什么多任务处理的启动时间无效

当您开始通话时，您必须考虑它，找到电话号码并拨打电话。当你被打扰时，你必须弄清楚这个人想要你做什么才能给他们一个决定。最后，当你恢复通话时，你必须记住你离开的地方。你甚至可能不得不说， “哎呀，对不起，有人走了进来。你在说什么？”

您在白天进行的启动和停止越多，这些耗时的启动时刻就越多。这些时刻是非生产时间。如果您有每日报告准备，那么与您每季度执行的报告相比，启动时间可能非常短。尽管如此，如果您正在准备该报告并且您被中断，则每次启动的时间几乎相同。

比方说，例如，您可以在30分钟内编写报告而不会出现任何中断。但是，如果一天中出现计划外任务和中断，则可能需要几个小时。这种实质性的延迟通常不会像实际中断那么多，因为一次又一次地重新启动报告所花费的时间。

为什么你应该尝试分块而不是多任务处理

好的，有时你需要多任务。你的工作可能像我一样运作，那么什么比多任务更好？分块比较好。

分块是将你的一天分成更大块而不是对不断中断做出反应的概念。您可以投入到特定任务的时间越多，启动时间就越少，您的效率也会相应提高。由于您不会花费太多时间在启动时刻，因此您将有更多时间，并且您将完成更多工作。作为奖励，因为您将能够专注于手头的单项任务，您将做得更好。

作为一个侧边栏，项目经理很久以前就已经找到了这项技术的强大功能，并通过工作分解结构流程创建了自己的“分块”版本。

如何在工作中开始分块

那么，你怎么开始分块？

• 从小处开始直到你感受到它。选择一个任务，也许是您的每周报告。
• 抛开你知道它需要的30分钟。
• 关上你的门，或者竖起一个标有“工作中的天才”或类似的东西，然后专注于报告，除了报告。
• 忽略手机。
• 不要检查电子邮件。
• 只需写下报告。

通过电话，员工会议和其他常规活动尝试相同的操作。专注，让您的日子充实，经过几周的练习，您将感受到并且更有效率。

底线

不要浪费太多时间来尝试多任务。相反，通过分块让自己更高效，更高效。虽然这个术语很尴尬，但这个概念是有效的。

由Art Petty更新