文献在人力资源中的重要性

文件是就业活动的书面和保留记录。这些记录由政府和法律规定的要素，公司政策和实践所要求的文件，最佳人力资源实践建议的文件以及关于就业事件的正式和非正式记录组成。

关于就业记录的文件

员工的文档记录是他或她的行为，讨论，绩效辅导事件，目击政策违规，纪律处分，积极贡献，奖励和表彰，调查，未能完成要求和目标，绩效评估等的书面记录。

维护这些记录允许雇主和雇员保留关于特定事件周围发生的事件和讨论的书面历史记录。雇佣关系的文件提供了书面记录，可能是支持员工晋升，员工加薪和纪律处分（包括终止雇佣）等行为所必需的书面记录。

必要时，有关员工的文档通常既有正面也有负面。这是事实，而不是评判。它描述事件的发生，而不是基于观察者对事件的看法和想法。该文档还描述了在诸如提供正式员工认可或采取纪律处分等重要案例中采取的行动。

请记住，您需要尽可能在事件发生时创建文档，以便记录及时，详细和准确。

在法律诉讼中，关于员工过去表现的文件通常对雇主从事件中获得的结果至关重要。在没有完全专注于消极事件的情况下，公正地描绘员工的表现是目标。

文档类型

政策，程序，员工手册和绩效发展计划也是记录员工行为和工作场所要求的文件形式，以维持有序，公平的工作场所，员工可以从中了解他们的期望。

记录也是被告，原告和涉及员工不当行为（如性骚扰）的敌对工作场所事件的证人的书面陈述。

该文件还包括永久性记录，如签署的就业申请，书面就业参考，申请材料，如简历和求职信，以及背景调查。除了员工人事档案外，还保留了其他文书工作，如I-9表格（验证员工是否有资格在美国工作），以及医疗记录，FMLA记录等。

文档也可以是非正式的，如经理在一年内与员工讨论的记录。管理人员必须在所有报告人员中保留此文档。不应该因为绩效而挑出员工。这可以解释为日后的歧视。

文档可以是正式的，并保留在员工的人事档案中。员工应签署此文档以确认他们已收到副本，并已完整地审阅了内容。注意：签名并不表示同意文档中的陈述。

使用文档

还建议记录关键事件，无论是积极的还是消极的，以便管理人员记录一段时间内的员工绩效。

组织可以以其他方式使用他们保存的文档。这些可能包括程序，工作指令和计算机软件指令，但为了人力资源功能的目的，这些是文档的常见用途。下一节概述了有关如何正确记录的说明。

绩效文件样本

有关员工绩效的文档将允许您管理，终止或公平地促进，奖励和表彰员工。如果没有文件，那么为这些行动提出诉讼很困难，并且对雇主来说可能存在风险。

雇主必须避免任何可能对员工进行歧视性待遇的指控。抛开所有合法性，优秀的雇主希望创造一个公平，一致并支持员工目标和职业规划的工作环境。

这种环境得到了经理关于员工绩效的专业文档的支持 - 赞美行为和需要纠正或改进的行动。前面详细讨论了如何记录这些内容。以下情况为您提供了更多相应文档的示例。

记录迟到和缺勤

错误:

马克通常上班迟到。马克错过了太多的工作。

对:

4月1日：马克生病了，错过了8个小时的工作。

4月4日：马克于上午10点抵达工作岗位，距他预定的开始时间晚了两个小时。

4月6日：马克安排了医生的预约，然后留在家里安装了新的炉子。

4月12日：马克生病了，错过了8个小时的工作。

记录性能

错误:

玛丽不可靠。她几乎没有做过她所做的事。

对:

5月2日：玛丽承诺，产品提案的初稿将在今天的每周例会上进行审核。玛丽没有像预期的那样制作一份草案文件。说她太忙了，她需要帮助的人却没有和她一起回来。

经理回应：你需要什么帮助？信息？谁没有回复你，你需要什么？

卡尔和迈克尔需要向玛丽介绍他们的进展。

是什么让你如此忙碌，以至于你没有时间来履行你的承诺？在有限的时间内做出太多的承诺来实现它们。

我能做些什么来帮助你？

您何时可以将草案文件提交审核？

这些示例概述了有效的文档与错误编写的文档相比。遵循此建议，以有效和合法地记录您工作场所的政策，绩效和事件。

放弃

所提供的信息虽然具有权威性，但不保证其准确性和合法性。该网站由全球受众阅读，就业法律和法规因州而异，各国不同。请寻求法律援助或州，联邦或国际政府资源的帮助，以确保您的法律解释和决定对您的位置是正确的。此信息仅供参考，提供意见和建议。