您可以提高退出面试参与率

退出面试是获得员工真实和诚实反馈的最佳方式之一。缺点是需要一些时间来从退出访谈中建立大量数据。但是，提高参与率可以帮助您在离职面谈中更快地获得更多可操作的信息。

什么被认为是退出面试的良好参与率

研究表明，纸笔和铅笔退出访谈的平均回复率约为30-35％。这意味着拥有2000名员工和15％的离职率的公司预计每年将接受约100次完成的离职面谈。在此参与级别，组织仅从员工总人数的5％获得退出反馈。

只需稍加努力，您就应该能够将响应速度提高一倍。 65％或更高是退出面试参与的一个很好的目标。您可以通过纸笔和笔签退出访谈，基于网络的在线退出访谈和电话退出访谈来实现这一目标。

衡量您在出口面试中的参与度

要衡量您的回复率，请将已完成的离职面谈人数除以您要求离职面谈的员工人数。理想情况下，第二个数字应该等于终止总数，但出于实际原因，通常不是这种情况。

例如，如果您要求完成退出面试的300人完成了125次完成的离职面谈，您的参与率为125/300，相当于.416或41.6％。

重要的是要确保你有一个很好的方法来跟踪这种参与。您至少需要在改进项目开始时跟踪参与率，然后定期跟踪。

理想的情况是保持您可以定期参考的运行平均值。这个实时号码会立即提醒您员工参与离职面谈时的下降（或增加）。在线退出面试管理系统应该自动为您完成此操作。

大公司可能希望分别跟踪子公司，大型部门或地理区域的参与率。中小型公司通常可以从组织的总参与率中受益。

如果您决定退出面试中的参与率可以提高，那么下一步就是分析您当前的退出面试流程。最重要的两个审查领域是：

1. 为什么员工选择不完成退出面试？
2. 是否有后勤问题阻止人力资源及时有效地向员工提供信息？

员工未完成退出面试

员工选择不完成离职面谈的部分原因是：

• 退出面试太长了。
• 退出面试问题令人困惑或个人入侵。
• 员工不相信退出面试会被阅读或有所作为。
• 员工害怕受到影响。
• 员工对公司很生气。
• 员工拖延或忘记。
• 这个过程很难或不舒服。

如果您使用具有评分问题的离职面谈调查，则35-60个问题与正确的调查长度有关。超过60个问题开始让员工感到长时间不舒服。如果你超过70个问题，你应该准备好更多的未完成的离职面谈。

为简单起见，请查看退出面试问题。把自己放在员工的脚下，问自己如何回答问题。避免大量的退出面试问题，要求感受和情绪。

许多员工与他们的感受不一致（或者他们可能不想与您分享）。对于员工来说，评估流程的有效性要比他们对流程的感觉要容易得多。

退出面试反馈忽略

如果员工认为他们提供的反馈不会被阅读或将被立即忽略，他们将无法完成他们的离职面谈。让员工知道您重视他们的反馈非常重要。当您根据离职面谈的建议进行改进时，不要害怕告诉员工这个想法的来源。

随着时间的推移，员工将了解到您的意见。一旦这成为企业文化的一部分，您就可以获得许多开放和诚实的想法，建议和批评。

诚实反馈的反响

此外，与员工明确，诚实的反馈不会导致反响。不应使用离职面谈中的陈述来防止将来有资格再次出租。

有许多所谓的专家告诉员工在退出面试表上不诚实，或者根本不完成。他们声称公司使用这些信息来对付员工。人力资源专业人士知道这是无稽之谈，然而，他们仍然必须对抗这种毫无根据的看法。

愤怒的员工反馈

对公司感到愤怒的员工可能会觉得他们不想通过参加退出面试来提供帮助。你可以鼓励这些员工在离职面谈中发泄愤怒。许多愤怒的员工都很高兴有机会发表意见 - 特别是如果他们知道高级管理层会听到他们的声音。

简洁明了的过程也很重要。无论是基于网络还是纸笔，退出面试表格都应该用直观易懂的调查表格进行。

后勤问题是退出面试过程中需要审核的第二个主要方面。任何过程中通常都存在薄弱环节，离职面谈也不例外。您的检查应包括从员工发出通知时开始的整个事件链，并在员工提交退出面谈时结束。

审核您的退出面试流程

您可以通过查找以下信息来开始审核您的退出面试流程。

• 员工如何通常发出终止意图的通知？
• 谁是第一个被通知的人，通常会给出多少通知？
• 谁告诉人力资源部门以及如何？员工发出通知后多久通知HR？首先通知人力资源部门的人员？
• 谁负责发起离职面谈？该人员何时通知员工终止？
• 如何通知员工退出面试？通过谁？什么方法？什么时候？
• 退出面谈流程的人力资源是否有明确的所有权？参与此过程的人是否了解离职面谈的重要性和紧迫性？
• 关于退出面试的员工是什么？他们以什么方式鼓励他们完成退出面试？员工是否被告知过不止一次？
• 退出面试容易完成吗？
• 员工何时何地完成离职面谈？是否可以轻松访问必要的资源？
• 如果员工在工作中完成退出面试，他们是否有隐私来完成退出面试？
• 主管和经理是否支持退出面试流程？他们是否害怕收到员工的负面反馈？您是否依靠可怕的主管向员工传达有关离职面谈的信息？
• 员工是否容易提交离职面谈？

审核上述每个审核问题，并仔细查看您的退出面试流程。确定您可以采取哪些措施来改善这些领域。完成审核后，您可以立即开始进行改进。

重新衡量您的退出面试流程

您所做的一些更改将很快显着提高参与率。其他人则需要更多时间来有效地渗透公司文化。

重新测量您在三个月，六个月，九个月和十二个月的参与率。到12个月的时候，你应该会看到你的退出面试参与率有了显着提高。这意味着您将拥有更多可用于限制营业额和提高员工保留率的数据。

结论

通过增加参与退出面试流程的终止员工数量，您可以显着提高退出面试的价值。通过审查和改进离职面谈的内容和结构，以及您自己的内部流程，您可以大幅提高您的参与率。

最后，考虑与人力资源工作人员进行实际面对面访谈可能不仅可以提高您的参与率，还可以提供更好的信息。你不能低估后续提问的价值。

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Beth Carvin是Nobscot Corporation的首席执行官，拥有商业，创业，人力资源，招聘，销售和业务发展的背景。