人事档案概述和示例文件策略

人事档案是雇主保存的与个体雇员的整个雇佣关系的历史和状态的文件。由于三个原因，雇主将此雇佣文件保存在人事档案中。

• 当您因任何原因需要访问信息时，雇主希望获得准确且有条理的准确信息。紧急联系人，员工地址，跟踪绩效评估，纪律信函，员工认可和就业申请材料的变化是雇主希望能够快速访问的各种信息的示例。
• 雇主需要保留有关人事问题的文档，例如员工选择，绩效，工作经历，薪酬理由和内部晋升申请等等。

  EEOC索赔，诉讼或甚至需要证明缺乏加薪或晋升给员工的要求，要求雇主收集并保留此类员工文件。

• 联邦或州政府要求雇主保留一些员工记录。在人事档案中组织员工信息对于访问和法律合规性以及准备就绪是有意义的。

人事档案的类型

雇主通常维护几种类型的人事档案，用于商业用途，用于员工保密，用于医疗隐私和合法合规。我不知道有任何法律规定雇主需要保留多少档案。

但是，有许多法律，并且存在员工保密的人员最佳实践，这些最佳实践管理人事档案的内容以及谁可以访问该信息。这些是美国大多数雇主维护的人事档案。 （全球法律和惯例可能有所不同。）

• 人事档案： 这是包含雇佣关系历史的主要员工档案。
• 工资单文件： 您希望为薪资和福利的所有工资单问题维护一个单独的文件。
• 员工医疗档案： 1996年联邦健康保险流通与责任法案（HIPAA）要求雇主保护员工的医疗记录为机密。
• I-9员工表格： 您需要为所有员工（而不是每个员工）I-9表单维护一个单独的文件，因为您不希望政府员工（有权在各种情况下检查这些表单）查看您的主要机密员工人事档案。

员工访问人事档案

允许员工在人力资源工作人员的指导和监督下访问其员工人事档案。员工人事档案被视为雇主的财产，雇主有责任维护和保护他们。

样本人事档案政策

以下是贵公司使用的人事档案政策示例。它讨论了推荐的各种文件以及谁应该有权访问每个文件。

样本政策

公司为每位员工维护三个员工档案。

一个 人事档案 为（您的公司名称）的每位员工维护。这些人事档案包含机密文件，由人力资源工作人员管理和维护。

访问此文件仅限于人力资源人员，并假定每位员工的经理都使用与员工工作绩效相关的文档维护自己的文件。

人事档案中的典型文件包括就业申请，家庭紧急联系表格，记录的纪律处分历史，简历，员工手册和随意雇主签署表，当前个人信息和工作参考。

并非所有人事档案都包含相同的文件，但每个人事档案都有一些相同的文件。

工资单文件 也保持;工资单文件包含员工的工作，部门，薪酬变更等的历史记录。访问工资单文件仅限于适当的会计和人力资源人员。

一个 员工医疗档案 也保持。除人力资源指定人员和记录保留在文件中的员工外，任何人均无法获得医疗档案的内容。在您的公司名称），医疗档案获得最高程度的安全存储和保密。

员工可以在正常工作时间联系人力资源工作人员查看其人事档案。员工不得更改或删除其人事档案中的任何文件，必须在人力资源工作人员在场的情况下查看。

也称为员工文件，员工记录，人力资源文件，文档

免责声明 - 请注意：

Susan Heathfield尽一切努力在本网站上提供准确，常识，道德的人力资源管理，雇主和工作场所建议，并链接到本网站，但她不是律师，也是网站上的内容，权威性，不保证其准确性和合法性，不得视为法律建议。

该网站拥有世界范围的受众和就业法律和法规，因州而异，因此该网站无法确定您所在的工作场所。如有疑问，请始终向州，联邦或国际政府资源寻求法律咨询或协助，以确保您的法律解释和决定是正确的。本网站上的信息仅供参考，提供建议和帮助。