雇主不应该在人事档案中保留什么

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雇主不应将特定项目放在您的一般人事记录中。在一些公司中，人力资源员工，员工和员工经理或主管通常可以访问员工人事档案和记录的内容。

在其他情况下，访问仅限于人力资源人员，员工可以请求访问他们的记录。律师还可以传唤诉讼人事记录和平等就业机会委员会（EEOC）投诉的内容。前雇员也可以索取他或她的人事记录副本。

最佳实践使人力资源工作人员只能访问人事档案。您需要将人员文件保存在锁定状态并键入存储区域，使其他员工无法访问这些文件。

通过所有这些潜在用途和员工人事记录的潜在观察者，雇主必须注意在员工人事记录中维护员工工作经历的公正，实际的文档。

因此，您需要将这些一般准则应用于您在组织的人员记录中保留的文档。

主管或人力资源工作人员的意见;散记;八卦;毫无根据的谣言;来自其他员工的未经探索的问题，报告或讽刺性指控;没有追究，调查和结束的指控;并且应从员工的人事档案中排除任何其他非事实信息，评论或注释。

人力资源经理在员工人事记录中发现的最糟糕的冒犯性评论案例之一涉及招聘经理的访谈记录。有人说：“根据需要，上下楼梯可能太胖了。”想象一下，员工，律师，甚至未来的员工和主管都在阅读这些评论。

在另一家公司，经理发现未经证实的说明，经理和其他人已将这些说明放在员工的档案中，例如“玛丽生气，因为她没有得到加薪。她有意放慢了工作，甚至与她的经理打交道。”看到问题？

根据州和联邦法律，1996年健康保险流通与责任法案（HIPAA）以及雇主最佳做法等就业法确定贵公司人事记录的协议。

然后，坚持协议。当他们属于医疗档案时，您不希望找到随机医生的借口隐藏在人事档案中。您是否也希望在工资单文件中提供员工晋升的理由和理由。

您也不希望招聘决策的记录涉及背景检查或与人事档案中与前雇主讨论的记录。

任何有权访问并且可以将文档放入员工人事档案的人都需要接受培训以适当地编写文档。

在员工谴责员工完全无所畏惧的情况下，不会赢得任何奖品的人事记录。但是，已知未经训练的主管会编写类似的陈述并将其放入员工人事档案中。

更好的是，将文件的访问权限限制为负责记录的HR人员，并知道应该和不应该放在人事档案中的内容。

包括员工工作经历的积极和消极方面。人事记录往往强调每一个负面事件，并错过每个员工所经历的积极因素。想想加薪，促销，卓越奖励，赞美复制品和感谢信。

例如，用于绩效改进，跟踪项目和目标完成以及公平确定加薪和绩效发展计划的主管笔记属于主管的私人文件，而不属于公司的官方人事记录。

同样认识到需要培训主管如何记录和维护管理文件中的文档。事实，而不是意见和具体的例子，而不是传闻，适用于私人票据。

主管的私人笔记可以在诉讼案件中传唤，因此即使对于私人笔记也要谨慎。不建议主管将官方员工人事档案中存在的记录副本保存在其管理文件中。

最佳做法是为您填写的每个职位维护一个单独的文件，其中包括与从职位发布到参考检查填写该职位相关的所有文档。申请人的简历，求职信和申请属于此文件，但您应将雇佣员工的申请移至员工人事档案。

该文件有正式的清单和表格，力求无偏见地代表潜在员工的资格，并支持您聘请最合格的候选人的决定。招聘经理在招聘过程中所采取的意见和说明不属于此档案。

人力资源部门可能会收集这些说明以维护有关就业决策的完整文档，但它们不属于人事记录。

该文件包括诸如晋升，转移到横向机会和加薪等决定，它们属于人事记录。主管或人力资源部对员工的意见没有。官方纪律处分文件（如书面警告）也属于员工的人事档案。

以下信息不应放在人事记录中。文件可能需要单独的文件，可能被归类为监督或管理说明，或者不应由雇主保存。

任何医疗信息都属于医疗档案。
工资单信息属于工资单文件。
包含员工社会安全号码的文件或有关员工受保护的分类的信息，如年龄，种族，性别，国籍，残疾，婚姻状况，宗教信仰等，绝不应保存在人事档案中。
用于管理员工工作，设定目标，提供反馈等的监督文档应存档在私人，主管或经理拥有的文件夹中。
调查材料包括员工投诉，证人面谈，员工面谈，调查结果，律师建议和解决方案，以及确保不予报复的后续行动，应存放在与人事记录分开的调查档案中。
将员工I-9表格存档在I-9文件或位置，远离员工人事记录。
将背景检查（包括犯罪历史记录，信用报告等）和药物测试结果放在一个单独的文件中，供主管，经理和员工无法访问。 SHRM建议使用此单独文件，或建议此信息也可以存储在员工的医疗档案中。
员工平等机会记录（如自我识别表和政府报告）不应保存在人事档案中，也不应保存在主管可以访问的任何地方。

如果您遵循这些准则，您的组织就会在适当的位置有效地存储事实，可支持的工作经历和人事记录。

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