如何撰写专业电子邮件 - 在发送之前问自己的7个问题

多年来，人们一直在预测电子邮件的消亡。虽然我们使用其他形式的通信（如短信和社交媒体）来与我们的朋友“交谈”或向我们的同事发送快速消息，但我们仍然使用电子邮件，尤其是与工作相关的沟通。当您申请工作时，它也是主要的联系方式。知道如何撰写专业电子邮件与以往一样重要。

电子邮件可能是您与某人的初始联系点，因此，这是您第一次给人留下印象的机会。在撰写邮件时要特别小心。在发送之前，回答这7个问题。

1.我的信息没有错误吗？

在发送错误之前，检查您的电子邮件是最重要的事情。拼写错误和语法错误会让你看起来粗心。这违背了你想要的印象，特别是如果你正在申请工作。

校对，直到你确信你已经发现所有拼写和语法错误，以及错别字。 Grammarly.com提供免费工具，包括Chrome浏览器的扩展程序，可以帮助您解决此问题。

2.我的电子邮件地址对我说了什么？

你的工作电子邮件地址 - 顺便说一句，你永远不应该用于求职 - 可能非常简单。很可能它是你名字的一些变体。您可能选择了一个不太像商业的地址用于个人电子邮件。如果您只是使用它向您的朋友和家人发送消息，那么具有暗示性，幼稚或可爱的地址是可以的，但如果您需要撰写专业电子邮件，请注册一个能传达专业精神的新帐户。

设置使用您的实际名称的电子邮件地址。试试你的名字和姓氏;你的名字，中间姓名和名字;或者那些的组合。切勿从[email protected]发送您的专业电子邮件。

3.“收件人”字段中的姓名和电子邮件地址是否正确？

当您开始在“收件人”字段中键入收件人的姓名时，大多数电子邮件客户端将使用联系人中的一个填写名称的其余部分。您可能很容易在该字段中输入错误的名称，因此请务必注意这一点。

想象一下，如果您不小心向错误的收件人发送了电子邮件，可能会出现什么问题。假设您在工作期间正在寻找工作。未来雇主的招聘经理可能会以与您当前老板名字相同的字母开头。如果你给老板发一条招聘经理的消息会有多尴尬？您不仅要确保您的邮件到达预定目的地，还要确保它不会达到意外的目的地。

4.我是否使用了正确的标题来向收件人发送电子邮件？

如果您已经与您通过电子邮件发送的人在名字的基础上，可以在邮件中以这种方式解决这些问题。但是，如果这是您第一次与某人沟通，或者您不确定他们希望如何解决这些问题，最好使用像Mr.先生，女士，Mrs.或Dr.博士这样的正式职称名称。

总是犯小心谨慎。正式的做法不会有害。有关如何与您已经建立关系的某个人更喜欢被解决的提示，请回顾之前的消息以了解他们的签名方式。这将有助于您决定做什么。

我的语气是否传达了我的信息？

俗话说，“这不是你说的，而是你怎么说的。”当您与某人面对面交谈时，您可以依靠语调，肢体语言和面部表情来帮助您提供额外的意义。

当您尝试以书面形式传达相同的信息时，会有更多的误解空间，因为读者无法看到您的面部，阅读您的肢体语言或听到您的声音。确保您的信息礼貌且听起来很友好，并且您的意图很明确。

6.我的信息简单，但不是神秘的吗？

保持短信和甜蜜的信息将使他们更容易理解。同时，你不应该忽略任何重要的东西。您不想强迫您的电子邮件收件人猜出您想说的内容。您的信息应尽可能准确，但包括所有必要的信息。

7.我是否收录了未经请求的附件？

许多人拒绝打开他们不期望的电子邮件附件。他们避免这样做是正确的。计算机病毒通常在这些附件中传播。如果您要将文件发送给某人（例如，您的简历），请先向您的收件人询问他的许可。只有在他说好的时才发送。