员工人事档案的最佳实践

雇主为每位员工维护人事档案是个好主意。有关就业历史，贡献和成就记录，纪律通知，晋升，绩效发展计划等的文档属于人事档案。聪明的雇主也会保留多个人事档案。

雇主有充分的理由保留一些人事档案 - 有些是合法的，有些是出于就业最佳做法的目的。需要提供文件，以便雇主准确了解员工的工作经历。文件支持雇主的决定，并可以在正确保护的诉讼中保护雇主。

人事档案的内容提供了员工职业生涯中重要事件的历史概况。他们支持有关员工及其职业生涯的决策。他们展示了雇主在招聘，晋升，转移，奖励和表彰以及解雇决策背后的理由。

不同的指南与不同的人员文件类型相关联

由于建议使用多种类型的人事档案，因此每种人事档案都会有不同的规则和准则。

• 基于该原因，每种类型的人事档案对于现有的和不同的内容具有不同的原因。
• 每种类型的人事档案都以不同方式存储。
• 只有大多数组织中的某些员工才能访问人事档案。许多组织仅限制人员文件访问人力资源人员。不同的人事档案类型有不同的访问准则。
• 允许员工访问其人事档案，但大多数雇主通过员工手册中的人事档案访问政策为员工访问制定了指导方针。 （各州和司法管辖区有不同的规则，因此请及时了解您所在的位置。）

  大多数组织不允许员工的经理访问整个人事档案。他们希望管理人员将相关文档保存在他们自己的管理员工档案中，而不是官方人事档案。

• 人力资源部门拥有并负责员工人事档案。

推荐的人事档案

以下是推荐的人事档案类型以及使用它们需要了解的内容。

员工人事档案

这是雇主为每位员工维护的主要人事档案。人事档案存储每个员工的工作经历。这是您需要了解的员工人事档案。

医疗档案

员工医疗档案具有严格的法律限制，雇主必须知道并注意。以下是您需要了解的员工医疗档案的机密性和内容。

工资单文件

员工对员工薪资文件的访问权限比访问医疗或人事档案的限制更少。工资单文件包含有关工资，福利选择，工资率变化，扣押以及影响员工薪水的其他法律文档的信息。各种会计和人力资源工作人员访问工资单文件中的信息。

I-9员工表格文件

由于各种政府机构的访问权限，您可以通过维护单独的文件员工I-9表格来遵循最佳实践。了解有关存储I-9表格的更多信息。

员工的人事档案访问政策

您希望让每个员工知道他或她的人事档案中的内容，但您需要控制文件的完整性，完整性和完整性。通过人事档案访问政策确保维护员工和雇主的机密性和有限的访问权限。

什么不包含在员工人事档案中

寻找关于永远不应包含在员工人事档案中的内容的指南？以下是关于您希望在单独的非正式位置维护或根本不保留的内容的最佳建议。保留不需要的和纯粹自以为是的文档会伤害到你。

文档

你知道什么文件吗？在就业和人力资源领域，文献这个词经常出现。但是，文档的含义以及您可能想要记录特定就业事件的原因已经完全涵盖了“文档在人力资源中的重要性”。请看一下，因为正确的文档对于准确的雇佣文件至关重要。

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