管理工作项目的变更

å·§èæ¨æ¢¯æ¶æ

项目经理花费大量时间制定计划并建立团队目标。然后，赞助商，利益相关者和团队花费大量时间来改变工作范围和推广流程。有一个清晰，简单的变更管理流程，并且尽管有些细节发生变化，但是在整体情况下稳步关注，对于保持项目向前发展并让您保持冷静也有很长的路要走。

接受这种变化发生

几乎每个项目管理生命周期都会发生变化。认识到变化是不可避免的 - 事实上，往往是有益的 - 过程的一部分允许最好的项目经理采用更敏捷的方法来规划和执行。制定有效应对变化的策略是让每个人都关注奖励的最快方式，即使面对有时看起来不断变化的方向。

定义的，结构化的变更管理流程是您的执行手册;你的策略'圣经'。它将为您定义如何最好地作为领导者回应建议 - 甚至是需求 - 以便在开发过程中进行变革。它将帮助您导航，优雅和有保证，有时有争议的协作景观，以实现各方的最终目标。

变革管理流程

变更管理流程如下所示：

接收项目流程变更请求/需求
评估变更请求/需求，重点关注项目预算：
物料
任何相关许可证要求
工时
失去/获得的时间
准备并提交给项目股东/联系您有关如何相对于请求进行处理的建议
接收股东决定批准或拒绝继续

让我们依次看看每个步骤：

接收项目流程变更请求/需求

您将收到以数百种不同方式更改项目的请求：在会议中，通过电子邮件，在电话上，在走廊中，当您在晚上冲出办公室时。理想情况下，您将获得有关变更申请表的信息，但您应该知道，在现实生活中，许多重要的利益相关者认为完成此类文书工作是项目经理的工作 - 而在您的公司中，可能是这样。

项目更改请求模板（一分钟内更多内容）应准确，简洁地捕获请求的所有详细信息，但是非正式地将它们发送给您。一旦您感觉所有细节都准确记录下来，请通过发起人运行表单，以验证所有点都已完全解决。

请记住，改变也可能与解决问题有关。不要总是假设更改与将工作放在一起。无论是增加还是减少项目范围，流程都是相同的。

进行变革评估

详细查看更改请求。您将评估对以下方面的影响：

时间表
文档
迄今为止所做的工作仍在继续
预算
质量措施
范围
资源可用性

例如，可以在5天估计软件变化。这不仅仅会增加5天的时间表，因为它会推出另一项任务，并在关键资源处于假期的时间范围内移动。该任务也需要移动，因此总体而言，此更改将为计划增加8天。这需要花费5万美元，额外的8天会让我们再次与供应商签订合同，因此也需要考虑成本。质量保持不变，但范围发生变化以纳入新变化。

需要更新所有相关文件，包括已经开始的项目计划和培训手册。

因此，从全局来看，一个简单的5天变化具有响亮的效果。在做出实施决策之前考虑所有相关因素非常重要，因为全面了解可能会改变结果。

准备和提出建议

通过理解所请求的更改或更改的全部影响，提出有关班次可行性的建议。

在某些情况下，由于感知的收益将低于成本，因此不会实施变更。在其他情况下，可以找到足够的利益来抵消进行额外工作的成本。其他情况仍将证明变化是不可避免的，并且无法控制，无论是由于监管或合规问题或组织重组等内部问题造成的负面影响。

决定

对于属于您的授权限制的小变更，是否接受或拒绝更改的决定取决于您（使用团队的正确输入）。任何更大的东西都应该得到项目发起人或项目委员会的批准。在任何项目开始时，通常都会清楚地说明属于哪个类别的条款。

无论结果如何，重要的是让每个人都参与到这个过程中。在开发过程中任何时候疏远团队成员都会损害整个项目的完整性以及任何未来的合作。

变更管理工具

已经开发了许多变更管理工具，以使这个过程更容易和更简化。每个变更管理工具箱的核心应该是：

清单或流程图通过适当的步骤引导利益相关者提出对项目范围的更改
模板更改申请表（注意：如果您的项目通过自动化工作流程在线工作，那么将此表单包含在您的文档列表中是一个好主意）

制定项目变更申请表

项目变更申请表应包括：

请求更改的人的姓名（“请求者”）。
一个唯一的标识符，如更改编号（您可以稍后添加此标识，因为任何提出请求和使用表单的人都不太可能知道要在此处输入什么内容）。
对提议的更改的描述，尽可能详细。
变化的类别。理想情况下，请求者应该能够从预先填充的这一部分中进行选择，这样他们只需勾选方框即可。这是一个注意变更请求是否与监管或内部合规相关的好地方 - 如果是（真的），您可以绕过许多规划和评估步骤并简单地继续下去。
改变的“原因”。实施它的理由是什么？请求者为什么要这样做？
拟议变更对项目不同要素的潜在影响，包括时间，成本，质量和范围。请求者可能没有所有细节，因此可能需要您的帮助通过更改评估步骤填写这些空白。此时您所寻求的最小值是澄清它是否可能增加，减少或更改现有项目参数。

变更请求表格应填写空格，以供您填写详细信息，以便进一步讨论变更。模板还应包含以下空间：

更改决定：接受，拒绝或推迟
作出决定（或团体）的人的姓名加上作出决定的日期和任何其他评论。

变更和项目范围管理

项目范围管理是过滤和细化成功执行项目和不成功项目之间区别的过程。收到项目变更请求时，有必要考虑这些变更可能如何影响整个项目。您的变更管理流程可帮助您改进并在上下文中定义变更为何或不可行或必要的原因。

项目管理知识体系指南（PMBOK指南） - 第五版的覆盖项目变更管理值得一提，因为它并不像您想象的那么直观。 “PMBOK指南” 在项目范围管理部分中以“控制范围”的过程形式包含优秀的入门指南。但是，项目的变更管理过程需要以更加综合的方式处理，这反映在文本中。 “PMBOK指南”用户还应参考“执行集成变更控制”流程，因为它清楚地阐明了所有内容在更大的环境中如何链接在一起。

为了成为PMP，了解“PMBOK指南”如何涵盖变更管理非常重要，因为它将成为您考试的一部分。但请记住，您实际将在项目中使用的变更管理流程需要集成，易于遵循和实用。