如何成为诉讼秘书

诉讼秘书在地方，州和联邦法院和行政法庭提起的案件中为诉讼律师和律师助理提供支持。

诉讼秘书受雇于各种规模的律师事务所。一些秘书提供纯粹的行政支持。然而，许多公司的秘书担任混合职务，兼任秘书和诉讼律师助理。

以下是整个诉讼生命周期中诉讼秘书的几个最常见的职能。秘书角色取决于公司，诉讼实践的类型和员工的规模。

案例筛选

在原告公司，案件的第一步是筛选案件的优点。潜在客户是否有行动原因？存在任何冲突吗？秘书可以帮助准备案件筛选表格并安排律师和潜在客户之间的初次会议。在某些情况下，秘书将通过电话询问潜在的客户问题来完成初步筛选。如果客户签名，秘书将设置一个新的案例文件，并将保留合同和其他文件转发给客户。

调查

在许多情况下，当事人在提起诉讼之前进行调查。这项调查可能涉及查找和采访证人，检查事故现场以及收集记录和其他证据。诉讼秘书可以通过代表律师安排会议和电话会议，创建证人名单，组织证据和其他文件以及为纸质和电子文档创建可靠的备案系统来协助此过程。

诉状

如果提起诉讼，秘书将在文字处理程序中准备诉状。诉状可包括传票，投诉，宣誓书，录取请求和动议。诉讼秘书通常会创建辩护绑定器，用于组织和索引特定案件的所有诉状。秘书可以亲自或以电子方式向法院提交这些文件，尽管这项任务通常由律师助理或法庭信使执行。

发现

发现是诉讼程序的最长阶段。在发现期间，诉讼秘书可以执行以下全部或部分任务：

• 在文字处理系统中准备发现文档，包括询问和生产请求
• 键入，发送和跟踪传票
• 与多方共同安排证词，包括律师，客户，反对律师和法庭记者
• 安排“民事诉讼规则”要求的独立医疗检查和其他任命
• 创建发现绑定器;索引和归档发现文档
• 组织和提交案件文件
• 安排现场考试

• 找到并与专家沟通;组织和提交专家报告

预审

一旦确定了审判日期，秘书就会帮助法律团队准备审判。秘书的角色可包括：

• 打印和格式化预审文件，包括动议，简报，传票和证人名单
• 收集和组织展览
• 创建，组织和/或索引试用活页夹
• 帮助组织模拟试验
• 跟踪截止日期并向法律团队发送提醒
• 引用检查和校对简报和法律文件
• 确保文档的格式正确，符合法院规则
• 协调证人

审讯

诉讼秘书在审判期间发挥了重要的支持作用。他或她的职责可能包括：

• 准备，键入和格式化试用文档
• 协调图表，图表和其他法庭视觉效果的准备
• 安排信使，法庭记者和专家证人
• 组织，归档和管理文档，展览和试用活页夹
• 协调律师，证人，客户和其他人的旅行安排

其他行政任务

对于那些在辩方方面工作的人，诉讼秘书会将律师和律师助理在每个案件上花费的时间输入公司的时间和计费系统。他或她还将定期向客户发送发票并跟进延迟付款。诉讼秘书执行的其他一般任务包括：

• 通过转录，格式化，输入，检索，复制和传输文本，数据和图形来生成信息
• 跟踪案件截止日期
• 与客户，证人和反对律师通信
• 接电话
• 创建电子表格以跟踪成本，展览和其他信息
• 抄写听写
• 维护文件系统
• 路由通信，报告和法律文件
• 组织客户会议和律师会议
• 准备费用报告
• 通过计划和安排会议，电话会议，证词和旅行来维护律师的日历

• 订购耗材

诉讼秘书教育

许多诉讼秘书在贸易学校或社区学院完成证书或副学士学位课程。然而，拥有四年大学学位的秘书在律师事务所中拥有最多的晋升机会。诉讼培训经常发生在工作上。经验丰富的诉讼秘书经常在公司担任其他职务，包括律师助理和办公室管理职位。

诉讼秘书技能和知识

诉讼秘书必须具备各种人际关系，技术和办公技能以及法律和程序知识。所需的技能和知识包括：

• 熟练掌握文字处理，电子表格，演示文稿，时间和计费软件;熟悉Microsoft Office套件
• 精通转录设备
• 优秀的书面和口头表达能力
• 了解地方，州和联邦法院诉讼文件和备案程序
• 精通文档数据库，如Ringtail，Summation和Concordance
• 电子档案经验
• 了解办公程序和法律术语
• 强大的打字技巧
• 扎实的组织能力和多任务技能
• 能够与各级​​人员进行专业互动