为每个受众自定义通信的步骤

如果您希望以共享信息的方式与人沟通，尤其是改变行为并产生严重影响，则需要了解您的受众。这是良好沟通的基本原则。了解与您交谈的人的观点有助于您成为更好的主持人和人力资源专业人士。

了解您的受众。知道他们在乎什么。知道他们想听到什么。通过了解它们并集中您的信息，您可以向他们证明您是一种资源。您吸引受众并产生更大的影响力。

问题？了解您的受众需要时间，并且总是更容易对您知道或想要告诉您的受众关于某个主题的所有事情进行大脑转储。批判性地思考观众想要或需要听到的内容更加困难。

很多人力资源专业人员都会为他们的受众提供他们应该知道或做的关于问题陈述的一切。当你发现自己在幻灯片上放置子弹点而不是考虑时，你知道你陷入了这个陷阱：

• 观众真正关心的是什么
• 你最重要的是什么，以及
• 如何将它们映射成一个清晰的故事，创造一个引人入胜的谈话。

许多人力资源专业人员陷入的第二个陷阱是每天向不同的受众重复相同的演示。问题是不同的受众关心和回应不同的事物 - 所以如果你想要参与，你需要在每次发言时自定义你的信息。

这是如何确保您自定义消息，消除噪音，并让您的观众参与您告诉他们的事情 - 无论他们是谁或在哪里。当您赢得观众的全部关注和参与时，这五个关键提醒将确保您的文字达到他们应得的影响。

了解您的受众关心的内容

在您证明您关心他们之前，您的观众不会关心您所说的内容。在计划演示时，请询问预期受众的挑战和需求是什么？他们对您的主题有三到四个主要问题或问题是什么？

如果您不知道，请询问一些将参加您的演讲的人，询问该部门的经理，或者，如果没有可用的信息，请做出最佳猜测。

然后通过提醒观众他们确定的问题来开始您的演示。说，“我知道你们当中有几个人一直在想我们的福利选择，或者”我想这三件事你真的想从这个研讨会中走出来。“

当您首先谈论您的观众以及他们将在您的演讲中解决的问题和需求时，您会证明您关心他们。这让人们想听。

为您的受众绘制您的要点

大多数人力资源部门的演示都像是一个信息转储，而不是一个带有一系列要点的清晰故事。人力资源专业人员通常比其他人想要或需要了解任何必要主题的知识要多得多。

作者Chip和Dan Heath在他们的书“Made to Stick”中称这是“知识的诅咒。”你最后一次觉得演讲时间太短或者信息太少是什么时候？可能很少，如果有的话。

作为主持人，被发现并具有影响力的人，首先承认他们正在帮助解决的受众问题。然后，当他们准备他们的演示时，他们将必须知道与好知道分开。

花一半的准备时间来专注于演示的核心以及观众需要了解的有助于他们的内容。打破“知识诅咒”的最好方法是专注于对你和观众最重要的事情。

将演示文稿映射到白板或纸上，或使用一组便签。什么序列的点最好？是否订购了对您的受众更有意义的要点？你的积分如何相互关联？说清楚。如果他们不这样做，告诉人们，“这是一个完全不同但又重要的话题。”

讲述故事和使用示例您的受众将找到相关的

除了试图同时呈现太多东西外，人力资源演示经常听起来抽象，与观众的日常生活和工作无关。那么接下来发生的事情是，人们会退出，坐下来谈论，假设不是关于他们，并且不采取任何行动。这使得演示文稿浪费了他们的时间和你的时间。

为了与他们联系，帮助他们采取行动，人们需要基于故事和例子的想法。人类的大脑与故事相关并记住它们。因此，通过许多示例，更好地覆盖更少的点。并且，只要有可能，就可以从他们的部门制作示例，并在工作中获得日常工作经验。

讲述如何使用您分享的想法的故事。无论是如何解决薪酬问题，如何提供反馈，如何注册您的愿景计划，或新组织如何与旧组织不同，都要讲故事。在您的主题与他们的生活和兴趣之间建立桥梁。

显示，不要只是告诉你的观众

在许多情况下，一张图片胜过千言万语。视频正在成为有效沟通的标准。在可访问的视频工具的这一天，使用太多文本的演示者经常使用借口。他们说，“但我必须传达非常具体的信息。”或者，“如果我把它写下来，我的观众将能够更好地消化这个复杂的想法。”不，你没有，不，他们不会。

除非你的目标是让观众感到烦恼，疏远和压抑，并且在最糟糕的情况下没有影响力，否则就要删除文本。通过后续电子邮件发送，或在Google文档中分享。您使用的视觉效果需要支持故事，而不是成为您的脚本。一旦你有了明确的主要观点和故事和例子支持的良好流程，那么你才应该启动演示工具。

否则，您最终会将幻灯片作为演讲者备注的双重任务。在这种情况下，您应该只是通过电子邮件发送演示文稿而不是浪费观众的时间。

通过了解您的受众来定制和即兴

一旦您创建了一个可视化支持主要消息的优秀演示文稿，您就可以自由地为您所服务的每个受众定制它。你可以提出自己的观点，然后大声问道：“那你为什么要关心这个？”并为你面前的观众量身定做答案。您的营销团队成员关心的可能与您的开发人员的需求有很大不同。

多年来，为Apple，Oracle，SAP和T-Mobile等数十家组织的领导者提供培训和演示，一系列简单信息的强大功能已经迸发出来。当消息由简单的图像支持并由专注的演示者提供，他们可以明确点并将其连接到观众的日常生活中时，就会发生通信。而且，这不是制作演示文稿的重点吗？

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Tobey Fitch是Fitch Associates的执行合伙人。他之前曾为包括企业家在内的出版物做过贡献。