如何解决业务或专业信函

在这个发短信和直接信息的时代，有时很难记住你在学校学到的关于写正式信件的一切。你可能在职业生涯中花费数年时间而不必撰写专业外观的电子邮件，但这是一项在求职，职业网络或发送其他与业务相关的信件时非常重要的技能。

但是，当涉及到求职时，你需要全力以赴。当你试图给招聘经理留下深刻印象并从竞争中脱颖而出时，休闲是不会做的。使用正确的方式处理业务或专业信函对于您的职业相关和业务沟通至关重要。

当你以正确的方式处理你的信件时，在收件人甚至有机会阅读你的信息之前，你永远不必担心在错误的脚上开始互动。

首先，要知道当您为工作或商业目的写信或发送电子邮件时，除非您非常了解这些信息，否则正式向您所写的人发表讲话非常重要。

如果您不确定是否应使用正式或临时（名字）形式的地址，请在安全方面犯错，并使用正式名称。

如何发出正式函件：先生，博士，女士或女士。

写给男人时使用的适当名称是先生。对于女性，即使您知道收件人的婚姻状况，也要使用女士。

女士比小姐或夫人更专业。对于医生或有博士学位的人，请以博士为标题。或者，如果您写信给大学或学院的教师，您也可以使用“教授”。

如果您不知道您正在处理的人的性别身份，请使用性别中立的问候语，并简单地包括他们的名字和姓氏，例如“Dear Tristan Dolan”。

相当多的信件称呼适用于商业和就业相关的通信。例如：

信问候的例子

• 亲爱的史密斯先生
• 亲爱的琼斯先生
• 亲爱的马克姆女士
• 亲爱的Kiley Doe
• 亲爱的哈文博士
• 亲爱的琼斯教授

用冒号或逗号，换行符跟着问候语，然后开始你信中的第一段。例如：

亲爱的史密斯先生：

第一段信。

寻找联系人

你并不一定非常需要知道你正在解决的人的姓名 - 但这并不会造成伤害，特别是如果你正在试着面试。通常，雇主未能在工作中提供联系人姓名，尤其是在大型求职网站上。

然而，值得尝试寻找联系人，因为花时间发现该人的名字将表现出个人主动性。它还表明了对细节的关注，这些细节在您的简历正在审核时会对您说得很好。

在公司找到联系人姓名的最佳方法是询问。如果你以自己的方式进入某个职位，这很容易 - 只需记下一下，向你的朋友或同事询问最佳人选的姓名和电子邮件地址。除此之外，请拨打公司的主号码，并向接待员询问负责招聘的人力资源（HR）经理的姓名和联系信息（或此类部门的负责人等）。

如果这两种方法都不起作用，您通常可以通过进行一些互联网调查来发现您正在寻找的信息。从公司网站开始，寻找列出的人员。您经常会在人事页面或公司目录中看到HR联系人。

如果这不会产生结果，那么现在是时候点击LinkedIn并对职位和公司名称进行高级搜索。在此过程中，您甚至可能会找到与您正在寻找的人的另一个连接。当你试图让一个人看你的简历时，这绝不是一件坏事。

联系人样本信（正文版）

FirstName LastName

你的地址

你的城市，州邮政编码

你的电话号码

你的邮件

日期

联系人姓名

标题

公司名

地址

城市，州邮政编码

亲爱的Mr.M先生。姓，

我正在写关于你大学即将举办的学生生涯网络活动的文章。我有兴趣预订展位，因为我们希望聘请两位新设计师。

我们公司的名称是Blue Fox Designs，我想与今年即将毕业的一些设计和艺术学生联系。我们专注于现代家居室内设计和装饰。

如果您的活动有空间，请告诉我。您可以发送电子邮件至[email protected]或致电我的手机555-555-5555。

此致

手写签名 （一份硬拷贝信）

你输入的名字

当你没有联系人时

如果您在公司没有联系人，请从您的求职信中放弃称呼，并从第一段开始或使用一般称呼。 例如：

• 敬启者
• 尊敬的招聘经理
• 亲爱的人力资源经理
• 亲爱的先生或女士 （ 小心使用这个，它可以听起来过时)

用冒号跟随一般的称呼，就像这样：

尊敬的招聘经理：

第一段信。

没有联系人的样本信（文字版）

FirstName LastName

你的地址

你的城市，州邮政编码

你的电话号码

你的邮件

日期

尊敬的招聘经理：

我写信询问Woodlynn Publishing是否有可能开办职位。具体来说，我正在寻找一个行政助理的职位。我在North Grove的Wedgewood Realty担任行政助理有六年的经验，但下个月我将搬到你所在的地区，所以我正在寻找新的职位。

如果您有任何机会，请告诉我。我附上了我的简历供你考虑。我现任经理John Anderson和我的两位同事非常愿意提供证明我资格证明的参考资料。

您可以通过[email protected]或致电555-555-5555与我联系。我期待着您的回音。

此致

手写签名 （一份硬拷贝信）

你输入的名字

解决信封问题

使用商业大小（#10）信封进行所有邮寄通信，将您的信件折叠成三分之一。

• 你的回信地址（ 姓名，街道地址，城市，州和邮政编码 ）应该在信封的左上方，右边有印章。
• 确保收件人的姓名和地址（ 联系人，公司，街道地址，城市，州和邮政编码 ）以信封为中心。

专业沟通技巧

正确处理商业或专业信函并不是您在寻找工作时所需要的技能。一旦你被雇用，你会发现有时候你需要写一些需要正式地址和称呼的信件。