如何进行有效会议以产生结果

人们在商务会议上花费了大量时间，将会议时间转化为可持续的结果是成功组织的首要任务。使商务会议成功的行动需要会议领导者在会议之前，期间和之后进行管理。

如果您利用这12个业务会议管理技巧，您的会议和团队将更好地运作并产生更好的结果。

在业务会议之前采取的行动

商务会议前的行动为完成会议结果奠定了基础。您可以进行所有必要的后续工作，但如果没有前期工作，您将无法获得成功。

计划商务会议

能够产生结果的有效商务会议始于智能规划。首先，确定您是否需要其他员工来帮助您规划会议（即从几个部门吸引人员）。然后通过举行会议并为会议确定可行的目标来决定您希望实现的目标。

您为业务会议设定的目标将为有效的会议计划建立框架。正如斯蒂芬科维在“高效人士的七个习惯”中所说的那样，“从头脑开始”。您的会议目的将决定会议焦点，会议议程以及您出席会议所需的参与者。

确保你需要开会

这可能听起来很落后，但是，一旦您制定了商务会议计划，请确保会议是实现您建立的目标的适当工具。当您考虑与会者的可计费成本时举行会议是一项昂贵的尝试。尽一切努力确定会议是解决问题，改进流程或为您的团队或部门制定长期或短期战略的最佳机会。

确保适当参加会议

如果商务会议​​是实现目标的适当方式，请与出席会议成功所必需的参与者核实。这可能听起来很简单，但它会让最精明的领导者匆匆忙忙 - 主要与会者必须能够参加会议。

有时人们会在缺席时派代表。如果代表出席代表关键决策者，请确保指定的工作人员有权做出可以签署的最终决定。否则，推迟会议。

在会议之前分发和审查工作前的工作

您参加了多少次会议，会议主持人发送了一大堆论文或进行PowerPoint演示以启动讨论？由于采取了黄铜战术，这令人沮丧;会议成为一个小组阅读 - 几乎没有效率的业务。

通过在会议之前提供必要的前期工作，您可以使业务会议最有成效并确保结果。在会议开始前48小时提供前期工作，图表，图表和阅读材料意味着每个人都准备好直接进入。

有助于实现会议目标的文档可包括以下内容：

• 报告和数据
• 图表和竞争信息的链接
• 月初至今的销售额
• 生产计划
• Microsoft PowerPoint幻灯片说明了关键的讨论要点
• 会议纪要，备注和早期会议或相关会议和项目的后续行动

商务会议期间采取的行动

在商务会议期间，如果您有效地利用时间，您将建立对主题的热情并产生参与者的承诺。人们会感受到比日常挑战更大的一部分。因此，为后续行动设置良好，积极的会议将产生会议结果。

有效的商务会议促进

会议领导者为会议参与者之间的互动设定了积极，富有成效的基调。有效的会议促进工作始于审查会议的目标或预期成果以及议程。协调人帮助小组成员保持专注和高效。

会议设计和议程为会议设定了框架。一个有效的促进者，使参与者保持正轨，确保作为会议结果实现预期的，期望的结果。

让每个参与者参与可行动作

每个工作组都有不同的个性，可以出席会议。你有安静的同事以及试图主宰每个讨论点的人。无论是促进还是参加会议，您都需要让每位与会者参与到会议目标的过程中。

这确保了每个参与者都投入到会议主题中并将进行后续跟进。你不会有一个成员 - 或者你自己 - 试图承担整个负载。

创建有效的业务会议后续计划

在商务会议期间，制定一个包含行动项目的后续计划。有效计划包括以下内容：

• 具体行动项目
• 获得所有权以完成操作项的人的姓名
• 操作项的截止日期
• 关于什么构成行动项目完成的共识

讨论团队成员在尝试完成产生结果所需的项目时可能遇到的现实情景和成功障碍。如果您需要后续会议，请在参与者离开前设置时间，以便在每个人的日历上。

商务会议后采取的行动

会议前和会议期间的行动和计划在帮助您实现预期，积极和建设性成果方面发挥着重要作用。您在会议后的行动同样重要。下次预定会议的后续行动永远不足以确保结果的投资。

发布会议纪要

在24小时内发布您的会议记录和行动计划。如果他们立即开始采取行动项目，人们将最有效地为结果做出贡献。他们对会议，各种讨论要点以及每个会议项目的理由仍然记忆犹新。

此外，分钟的分配延迟将影响您的结果，因为大多数人在处理他们的承诺之前等待会议记录到达。

有效的商务会议后续行动

尊重和遵守截止日期和后续行动将帮助您实现会议的结果。会议结束后，每个有行动项目的人都应制定行动计划，以完成每项承诺。

无论他们是在计划员中编写步骤，将任务委托给其他员工，还是立即完成任务，个人都有责任跟进。

而且，您可以通过在会议中间跟进每个人来改善会议结果。您的目标是检查进度并确保任务正在进行中。

下次会议期间的后续行动责任

您是否曾参加过后续会议，该会议由每位参与者告知小组他们为何无法完成承诺？在会议周期的早期开始建立结果问责制的规范或习惯。

协调员在会议中途的后续行动有所帮助，但该小组必须未能使承诺不可接受。让参与者在下次会议上报告进展和结果，期望所有参与者都能完成他们的目标。如果任务停止，则在下次会议中查看是否存在合法的障碍，以确定如何继续进行。

汇报业务会议流程以持续改进

汇总每次业务会议的做法是持续改进的有力工具。参与者轮流讨论当前商务会议流程的有效性或无效性。他们还讨论了他们认为小组正在就这一主题所取得的进展。