如何制定外包计划

关于媒体外包的大量讨论使它看起来很复杂，但它很简单。即使在我们的家中，我们也“外包”了许多任务：烹饪，维护我们的草坪和儿童保育，仅举几例。当我们没有时间，专注或自己完成工作的技能时，我们会寻找能够以我们能负担得起的价格完成工作的人。公司的工作方式相同，即使他们的决策可能涉及更多因素和决策者。

发展进程

但正如家庭做出不同的决定一样，企业可以就外包做出截然不同的决定。没有适用于所有公司的模板，但所有公司都需要考虑一个过程：

实现

在过去，许多公司可能甚至不知道外包是什么。今天，他们了解外包，但可能没有意识到他们已经运营了多少外包（和类似外包）计划：复制中心，邮件室，设施管理，IT，甚至是公司法律部门的一部分。外包可能无法解决所有问题，但了解上一代合同将确定新项目并提供有价值的见解。

目标设定

要成功创建外包计划，您需要定义特定目标，例如将整体企业成本降低5％，关注单个位置的效率，或仅查看在一个业务部门中执行的功能。目标不需要太多细节。随着您的外包经验的增加，定义将会发生变化。

参与

您需要来自许多专业领域的参与者为计划提供输入，验证假设并提供专家判断。当您从一般计划转移到特定项目时，您将重复此过程并创建具有更多特定知识的子组。

鉴定

现在您已经有了识别和解释信息的目标和专家，现在是时候确定外包计划的具体项目了。每家公司都制定了不同的标准，并且受到文化和财务或运营分析的驱动，但您应该考虑以下共同标准：

• 以前的决定： 您的公司可能早先做出了关于使用非员工的决定，例如临时工或服务合同。有关详细信息，请与采购部门和PMO（项目管理办公室）合作。了解他们如何解决此列表中的问题，并汇总经验教训。
• 专长： 您是在没有足够专业知识的情况下执行职能或生产产品，还是在保留经理方面遇到问现任管理层是否有解决这些问题的计划？如果没有，这可能是一个很好的外包项目。

• 质量： 即使某个职能部门拥有合适技能的人员和经验丰富的管理人员，您也可能无法获得所需的服务水平。经理是否进行客户调查？客户对产品或服务的评价是什么？质量差距或对客户服务缺乏兴趣是外包的另一个标志。
• 成本： 特别高质量的服务不一定是一个很好的价值。您的成本与竞争对手相比如何？该功能是否产生月度报告：单位成本，运营成本，多年成本趋势？如果此功能无法生成这些报告，则外包服务可能会为您的运营提供更大的透明度。

• 规模： 当您检查整个公司时，您会发现许多意想不到的发现。保持专注！一个大项目是一个比一些小项目更好的外包候选人。这个单一的大项目将需要更少的管理和管理资源。保留一份全面的清单，但只选择对您的第一批项目产生重大影响的候选人。
• 安全： 您现在对潜在项目有了一个很好的了解。是时候根据安全标准过滤它们了。安全是一个复杂而有争议的主题。不同的标准适用于不同的行业，有些公司比竞争对手更注重安全。了解内部和行业标准，并相应地限制外包项目。在讨论中包括法律，IT，公司安全，合规性（如果适用）以及任何“风险”部门。

• 优先级： 必须对上面的每个项目（可能还有其他特征）进行评分，然后为每个项目分配一个总的“外包价值”。毫无疑问，如果他们的分数是准确的，并且应该考虑其他特征，那么关于哪些特征是最重要的将会有很多争论。如果这个过程持续数月甚至数年，不要感到惊讶。
• 通讯： 当您确定潜在项目的优先顺序时，您已经举行了很多会议并与很多人交谈过。期望这些讨论成为您针对外包的部门的公共信息。始终假设这些讨论通常会实时地传达给您的员工。需要精心考虑的企业沟通准备就绪。永远不要让谣言成为比事实更好的信息来源。

执行

在此过程结束时，您将获得初始外包计划。执行此计划还有许多其他步骤：确认数据，为特定项目创建子委员会，识别供应商，运行试验，授予合同等等。但是，制定计划可为您提供第一步和最重要的步骤。