如何撰写提案或RFP请求

提案请求，有时称为RFP或RFQ（“报价请求”），是公司在想要购买产品时发出的文件，它希望向公众提供其规格。通常情况下，有几家公司会对这项工作进行投标，而RFP会提供更具竞争力的价格。但是，如果您没有正确准备RFP，您的努力可能会产生浪费时间的出价，或者更糟糕的是，根本没有出价。以下是创建RFP以确保获得最佳结果的方法。

困难： 平均

所需时间： 几天

12个步骤

1. 做你的作业：在开始编写RFP之前，弄清楚您需要什么，想要什么以及可能做些什么。如果您每月销售量超过25小时，请不要为每小时可生产1,500个小部件的机器发放RFP。当信使能够像骑自行车一样快速通过交通时，为高功率汽车发布RFP是没有意义的。
2. 区分您的需求和需求： 如果您想购买可以在作业现场在总部和您的货车之间传输图片的应用程序，您可以指定每秒所需的图像数量，所需图像的最大尺寸以及必要的分辨率。尽管将这些图像设置为彩色可能会很好，但要确定这是否真的有必要。如果您确实需要特定的，请使用“will”，“shall”和“must”等字样。这表明这些是要求。仅仅是“想要”的规范应该通过诸如“可以”，“可以”和“可选”之类的词来标识。

1. 决定胜利者的样子：您针对RFP获得的建议会有所不同。每个响应公司都有不同的优点和缺点。有些人会关注最低成本。其他人将专注于最佳质量。其他人将提供完整的功能集。预先确定您正在寻找的东西 - 最低成本，最快速交付，或两者的某种组合。
2. 整理文件：你为商业写的任何东西都应该给予很多思考，应该有条理。大纲是一个很好的起点。至少，您需要有介绍，要求，选择标准，时间表和流程的部分。其中许多部分都有小节。

1. 写下介绍：您可以在此向潜在投标人解释您发布RFP的原因以及您希望通过这样做实现的目标。介绍还可能包括从其他部分中剔除的关键点的摘要，包括截止日期。为图像传输系统引入RFP可能会出现这样的情况：“XYZ公司要求提供一个高度可靠，易于使用的系统，能够将图像从主办公室传输到大城市任何地方的货车。必须在2007年3月5日星期一太平洋标准时间上午8点之前收到。“

1. 解释要求： 这部分是最重要的部分之一，通常需要花费最多的时间。您必须指定要传输的图像的大小和清晰度以及必要的速度。具体但不要告诉投标人您希望如何完成工作，除非这是必不可少的。您可能希望将此部分分解为子部分。例如（a）图像大小和质量（b）传输，其可以包括期望的速度和使传输安全的任何要求（c）期望的选项，其中您可以将颜色列为期望的选项。

1. 选择标准：在这里，您可以告诉投标人您将如何选择中标。您可以根据自己的喜好尽可能多地透露。最好包括一句话，“中标者，如果有的话，将仅由XYZ公司的判决选出。”您可能希望创建一个电子表格，在每个类别中为每个出价分配一定范围的点数。然后，让团队从具有前三个分数的人中选择最佳出价。
2. 时间线：本节告诉公司他们必须采取多快的行动以及预计该过程需要多长时间。设定截止日期时要合理。不要求复杂系统的建议，然后让投标人只需几天时间作出回应。如果您的RFP很大，如果您想要的购买很复杂，或者您需要非常详细的回复，请留出更多时间准备出价。在这里，您可以告诉投标人，如果评估过程成功通知他们将需要多长时间，以及他们必须尽快交付他们承诺的内容。

1. 处理： 使用此部分解释该流程的工作方式 - 从发送RFP到授予合同以及何时开始工作。此部分可能会说，“投标将在上面步骤8中指定的日期到期。所有投标都将进行审核，以确保它们符合所有要求并且具有响应性。所有响应式出价都将按照X类别进行评分（如果出现以下情况，则可以对所有类别进行评分您希望）并且提案团队将评估前三个投标，以选择中标人和候补投标人。与中标人的谈判预计将在两周内获得合同授予。“

1. 决定如何发送RFP：大多数RFP都是邮寄的，但并非如此。您可以通过电子邮件发送RFP，也可以将其发布在公司的网站上。请务必指定出价人应使用的名称（或出价编号）来识别他们正在回复的RFP。
2. 决定谁将收到RFP： 您可能已经确定了要从中购买的供应商。您的公司甚至可能有一个可接受的供应商列表。如果没有，您可以通过您的专业网络，在线搜索或向其他材料的可信供应商询问他们的建议，找到可能的供应商。不要将收到RFP的人员列表仅限于大型公司或老牌供应商。您可能会从较小的供应商那里找到更好的想法，甚至更好的定价，这些供应商往往更渴望赢得您的业务。

1. 通知获胜者： 完成上述所有步骤后，就可以实现飞跃并通知获胜的RFP，是时候推进项目了。